Formação de preço para licitação: custos, tributos e margem

Exemplo numérico de formação de preço

Exemplo hipotético: uma distribuidora de material de limpeza vai fornecer 1.000 unidades de um produto a uma prefeitura. O custo de compra é R$ 12,20 por unidade, mais R$ 0,80 de frete e embalagem, o que dá custo direto de R$ 13,00. A empresa usa estes percentuais sobre o preço: despesas indiretas de 5%, tributos de 7% (alíquota hipotética) e margem de 8%.

• Soma dos percentuais: 5% + 7% + 8% = 20%.
• Preço mínimo com margem cheia: 13,00 ÷ (1 − 0,20) = 13,00 ÷ 0,80 = R$ 16,25.

A conferência mostra que a conta fecha:

(Os valores de despesas e tributos estão arredondados em centavos.) Para as 1.000 unidades, o contrato valeria R$ 16.250,00, com R$ 1.300,00 de margem.

Agora o erro típico. Quem soma 20% ao custo faz 13,00 × 1,20 = R$ 15,60. Nesse preço, as despesas (R$ 0,78) e os tributos (R$ 1,09) consomem a maior parte do acréscimo, e a margem real cai para R$ 0,73 por unidade, cerca de 4,7% do preço e não 8%.

Até onde o preço pode cair

Com o custo direto e os percentuais, dá para marcar três pontos de referência. Suponha que o valor estimado no edital seja R$ 18,50 por unidade:

O ponto de equilíbrio sai de 13,00 ÷ (1 − 0,05 − 0,07) = R$ 14,77. Abaixo dele, cada lance é prejuízo. O piso da disputa fica em algum lugar entre o equilíbrio e a margem cheia, e é você quem decide onde antes de a sessão começar. Há um limite do outro lado também: preço muito abaixo do orçamento pode ser tratado como preço inexequível.

Os percentuais de despesas foram tratados como proporcionais ao preço para simplificar. Na vida real, parte dessas despesas é fixa. O exemplo serve para mostrar a mecânica, não para substituir a contabilidade da empresa.

Custos que o iniciante esquece

• Prazo de pagamento. Se o órgão paga 30 dias depois do atesto da nota, você financia a operação nesse período. Veja o que a lei prevê em prazo de pagamento do órgão público.
• Retenção de tributos. Ela reduz o valor que cai na conta e entra no cálculo do caixa. Explicamos em retenção de tributos nas vendas para órgãos públicos.
• Frete de entregas parceladas. Dez entregas pequenas custam mais que uma grande.
• Garantias. Seguro-garantia e fiança têm prêmio ou taxa. Em obras, esse custo entra no BDI, tema de BDI: o que é e como calcular.
• Perdas, trocas e amostras. Produto devolvido por não conformidade volta como prejuízo.
• Mão de obra de serviços contínuos. Férias, 13º, encargos, rescisão e reposição de quem falta têm módulos próprios, descritos em planilha de custos e formação de preços.

Tributos no preço: Simples, lucro presumido e reforma tributária

A conta dos tributos depende do regime da empresa. No Simples Nacional, o percentual vem da alíquota efetiva da faixa de faturamento e do anexo em que a atividade se enquadra. Nos regimes de lucro presumido e lucro real, cada tributo tem a sua base e a sua alíquota, e o ISS varia por município. Em ambos os casos, a pergunta ao contador é a mesma: "qual percentual da nota de venda vira tributo?"

Dois pontos de atenção:

• Mudança depois da proposta. Se um tributo for criado, alterado ou extinto depois da apresentação da proposta, com repercussão comprovada nos preços, o contrato pode ser revisto para mais ou para menos (art. 134 da Lei 14.133).
• Reforma tributária. A LC 214/2025 criou o IBS e a CBS, e a transição está em curso. Segundo a Receita Federal, o PIS e a Cofins são extintos a partir de 2027, e o ICMS e o ISS são substituídos aos poucos pelo IBS entre 2029 e 2032, com o novo modelo completo em 2033. Revise o percentual de tributos do seu preço a cada mudança e veja o que isso significa para contratos públicos em reforma tributária e contratos públicos.

Como o valor estimado do órgão entra na sua conta

O valor estimado do edital resulta de uma pesquisa de preços que o órgão faz antes da licitação (art. 23 da Lei 14.133). Ele é teto de aceitação: a proposta que permanecer acima do orçamento estimado é desclassificada (art. 59, III). Mas ele não é garantia de que o seu custo cabe lá dentro, porque a pesquisa pode ter usado produtos diferentes, quantidades distintas ou preços antigos. Antes de se entusiasmar com um valor de referência alto, ou de desistir por um baixo, compare-o com o seu preço mínimo.

O contrário também acontece: o estimado pode estar acima do que o mercado pratica. Isso não quer dizer que você deva oferecer o valor do edital, porque o concorrente que fechar a conta com margem menor vai ganhar. O que decide é o seu piso, e não a referência do órgão.

Erros de formação de preço que dão prejuízo

• Multiplicar o custo por (1 + percentuais) em vez de dividir por (1 − percentuais).
• Copiar o preço de uma ata ou de um concorrente sem conferir se o seu custo é igual ao dele.
• Usar a alíquota de um tributo que não é a da sua empresa ou da sua faixa de faturamento.
• Esquecer frete, embalagem, seguro e instalação.
• Ignorar o prazo de pagamento e o dinheiro parado nesse período.
• Entrar na sessão sem piso definido e decidir o último lance no impulso.
• Não guardar a planilha da proposta, o que dificulta pedir reajuste ou revisão depois.

Antes de cada proposta, vale repetir a conta com os números do edital e conferir se o resultado ainda deixa margem. Quando houver dúvida sobre o que o edital quer dizer, pergunte antes da sessão, como explicamos no pilar sobre como fazer uma proposta de preço.