Pregão eletrônico passo a passo: da proposta ao contrato

Passo 2: leia o edital e tire as dúvidas antes da sessão

Em qualquer edital, procure primeiro: data e hora da sessão, critério de julgamento, modo de disputa, intervalo mínimo entre lances, exigência de amostra, documentos de habilitação, se o valor estimado é sigiloso (art. 24) e se a habilitação vem antes dos lances, a chamada inversão de fases (art. 17, § 1º).

Ficou alguma dúvida ou achou uma exigência ilegal? Qualquer pessoa pode pedir esclarecimento ou impugnar o edital até 3 dias úteis antes da abertura, e a resposta sai em até 3 dias úteis, limitada ao último dia útil antes da abertura (art. 164). Na regra federal, a impugnação não suspende o pregão por si só (art. 16, § 2º, da IN 73).

O art. 55 da Lei 14.133 fixa o prazo mínimo entre a divulgação do edital e a disputa: 8 dias úteis para compra de bens por menor preço ou maior desconto, e 10 dias úteis para serviços comuns. Use esse intervalo para conferir documentos e calcular o preço, não para descobrir o edital.

Passo 3: envie a proposta antes da abertura da sessão

Na regra federal, a proposta, com o preço ou o percentual de desconto, é enviada exclusivamente pelo sistema, até a data e a hora marcadas para a abertura da sessão. Até lá, você pode retirá-la ou substituí-la (art. 18 e § 4º da IN 73). Nessa etapa ainda não há ordem de classificação (art. 18, § 5º).

Ao enviar, você declara em campo próprio que cumpre os requisitos de habilitação e que a proposta está de acordo com o edital. Declaração falsa sujeita a empresa às sanções da lei (art. 18, §§ 2º e 3º, da IN 73; art. 155, VIII, da Lei 14.133). O preço precisa cobrir todos os custos da contratação.

É também no cadastro da proposta que você pode informar o valor final mínimo: o sistema envia lances automáticos por você, até esse piso, respeitando o intervalo mínimo do edital, e o valor fica em sigilo (art. 19). O tema está em robô de lances. Quando o edital prevê inversão de fases, os documentos de habilitação sobem junto com a proposta (art. 18, § 1º).

Passo 4: sessão pública e lances

A sessão abre automaticamente no horário do edital. O pregoeiro (o agente de contratação, no pregão, conforme o art. 8º, § 5º, da Lei 14.133) fala com os licitantes pelo chat do sistema, que na regra federal é o único canal permitido (art. 20, § 2º). Veja como acompanhar o chat do pregoeiro.

O edital escolhe o modo de disputa, e os tempos abaixo são os da regra federal para menor preço ou maior desconto (arts. 22 a 25 da IN 73):

Em todos os modos, o edital define o intervalo mínimo entre lances, e você só pode oferecer valor menor que o seu último lance (art. 21, § 2º, da IN 73). Cometeu um erro de digitação? Dá para excluir o último lance, uma única vez, em até 15 segundos (art. 21, § 3º). A comparação entre os modos está em modo de disputa aberto e fechado, e a parte de preço em estratégia de lances.

Se a sua conexão cair, a disputa continua sem você, e o ônus é seu (art. 13, IV, da IN 73). Se o problema for do sistema do órgão e durar mais de 10 minutos, a sessão é suspensa e só recomeça 24 horas depois do aviso (arts. 26 e 27).

Passo 5: aceitação da proposta, negociação e amostra

Terminados os lances, o pregoeiro confere a proposta do primeiro colocado: se ela atende ao objeto e se o preço é compatível com o estimado. O art. 59 da lei manda desclassificar propostas com vício insanável, fora das especificações, com preço inexequível ou acima do orçamento. Na regra federal, o pregoeiro pede pelo sistema a proposta ajustada ao último lance e, se for o caso, documentos complementares. O edital precisa dar pelo menos 2 horas para isso, prorrogáveis por igual período, por pedido justificado seu ou de ofício (art. 29, §§ 2º e 3º).

Se o preço ainda estiver acima do máximo, o pregoeiro pode negociar um desconto (art. 61 da lei). Veja negociação com o pregoeiro. Se o edital previr, ele também pode exigir amostra ou prova de conceito do primeiro colocado (art. 17, § 3º), tema de amostra e prova de conceito.

Se você é ME ou EPP, essa é a hora do empate ficto: se a melhor oferta não for de ME ou EPP, a ME ou EPP mais bem classificada que estiver em até 5% acima dela é chamada a apresentar nova proposta em até 5 minutos (arts. 44 e 45 da LC 123). A mecânica está em empate ficto.

Passo 6: habilitação

Na habilitação, o órgão confere se a empresa pode executar o objeto: documentos jurídicos, técnicos, fiscais, sociais, trabalhistas e econômico-financeiros (art. 62). Em regra, só o vencedor apresenta documentos, e a regularidade fiscal só é exigida do mais bem classificado, depois do julgamento (art. 63, II e III). O que já estiver no Sicaf o pregoeiro confere por lá; o restante você envia pelo sistema quando for solicitado (arts. 36 e 39 da IN 73). O checklist de documentos para licitação mostra o que costuma ser pedido.

Depois da entrega dos documentos, não dá para trocá-los nem juntar novos, salvo em diligência para complementar informação ou atualizar documento que venceu depois da data das propostas (art. 64). Erros que não alteram a substância do documento podem ser sanados por decisão fundamentada (art. 64, § 1º).

A ME e a EPP que tiverem restrição na regularidade fiscal ou trabalhista têm 5 dias úteis, prorrogáveis por igual período, contados da declaração de vencedora, para regularizar (art. 43, § 1º, da LC 123). Se o primeiro colocado for inabilitado, o pregoeiro examina a proposta seguinte, e assim por diante (art. 39, § 8º, da IN 73).

Passo 7: intenção de recurso e recurso

Quem discorda do julgamento da proposta ou da habilitação precisa manifestar a intenção de recorrer logo depois do ato, no campo próprio do sistema, durante a janela que o pregoeiro abre na sessão, sob pena de perder o direito (art. 165, § 1º, I, da lei). Na regra federal, essa janela não pode ser menor que 10 minutos (art. 40 da IN 73).

Registrada a intenção, as razões do recurso são apresentadas pelo sistema em 3 dias úteis, e os demais licitantes têm outros 3 dias úteis, a partir da divulgação do recurso, para as contrarrazões. O recurso tem efeito suspensivo (art. 168). Prazos, motivação e estrutura estão em intenção de recurso.

Passo 8: homologação e contrato

Esgotados os recursos, a autoridade superior adjudica o objeto ao vencedor e homologa a licitação, ou determina saneamento, revoga ou anula (art. 71). O vencedor é convocado para assinar o contrato, a ata de registro de preços ou retirar o instrumento equivalente no prazo do edital, prorrogável uma vez por pedido justificado (art. 90, § 1º). Recusar sem motivo é descumprir a obrigação e expõe a empresa a sanções (art. 155, VI), além de perder a garantia de proposta, se houve.

Prazos de referência no pregão federal

Esses tempos valem para a administração federal direta, autárquica e fundacional e, em regra, para estados e municípios quando executam recursos federais de transferências voluntárias (art. 2º da IN 73). Nos demais casos, os tempos podem ser outros: o edital e o regulamento do portal definem.

Checklist para a próxima sessão

• Cadastro no portal ativo e testado, com a senha de quem vai operar a sessão.
• Edital lido e prazos de esclarecimento e impugnação anotados.
• Preço mínimo calculado antes, com custos, tributos e margem.
• Proposta enviada com antecedência, sem deixar para os últimos minutos.
• Documentos de habilitação, certidões e atestados válidos e prontos para anexar em minutos.
• Uma pessoa no chat durante toda a sessão, com quem decide o preço por perto.
• Prazo de intenção de recurso em mente, caso o resultado não seja o esperado.

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