Retenção de tributos em vendas para órgãos públicos
O que o órgão público desconta do seu pagamento (IR, CSLL, PIS, Cofins, INSS e ISS), o que muda para quem é do Simples Nacional e o efeito no caixa.
Proposta e preço8 min de leitura
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Quando um órgão público paga a sua nota fiscal, ele pode reter parte dos tributos e recolhê-los à Receita em nome da sua empresa: você recebe o valor da nota menos a retenção. Os órgãos e entidades da administração federal retêm IR, CSLL, Cofins e PIS (art. 64 da Lei 9.430/1996). Estados e municípios retêm o IR e, para as demais contribuições, dependem de convênio. O ISS segue a lei de cada município. Empresas do Simples Nacional ficam, em regra, fora da retenção federal de IR, CSLL, PIS e Cofins, desde que declarem a opção ao órgão.
Os percentuais e as regras abaixo vêm do manual de retenção do imposto de renda da Receita Federal (Mafon, edição 2025, a mais recente disponível no portal da Receita) e da legislação citada. Confira sempre a norma vigente na data do pagamento, porque este é um assunto que muda.
O que é a retenção de tributos e por que ela existe
Retenção na fonte é o desconto de tributos feito por quem paga, que recolhe o valor ao governo em nome do fornecedor. No caso das compras públicas, o objetivo é antecipar a arrecadação.
Para você, três pontos práticos:
- Não é tributo a mais. O valor retido é considerado antecipação do que a empresa deve do mesmo imposto e das mesmas contribuições (art. 64, § 3º, da Lei 9.430/1996) e só pode ser compensado com o mesmo tributo (§ 4º).
- Muda o caixa, não o preço. O tributo continua embutido no preço da proposta, como em formação de preço para licitação. A retenção só faz parte dele sair antes da conta bancária.
- Quem retém é o pagador. A obrigação é do órgão ou da entidade que efetua o pagamento (art. 64, § 1º).
Retenção federal: IR, CSLL, Cofins e PIS
A regra do art. 64 da Lei 9.430/1996 alcança os pagamentos de órgãos, autarquias e fundações da administração pública federal a pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens ou prestação de serviços. A Lei 10.833/2003 (art. 34) estende a obrigação a empresas públicas, sociedades de economia mista e outras entidades em que a União detenha a maioria do capital votante, que recebam recursos do Tesouro e registrem a execução orçamentária no Siafi. A IN RFB 1.234/2012 regulamenta e traz a tabela de percentuais por natureza do bem ou do serviço.
Duas linhas da tabela (Anexo I da IN, reproduzido no Mafon 2025) cobrem a maioria das vendas de pequenas empresas:
| Natureza do bem ou do serviço | IR | CSLL | Cofins | PIS | Total retido |
|---|---|---|---|---|---|
| Mercadorias e bens em geral; alimentação; serviços prestados com emprego de materiais; construção civil por empreitada com emprego de materiais | 1,2% | 1% | 3% | 0,65% | 5,85% |
| Limpeza, vigilância, locação de mão de obra, intermediação de negócios, demais serviços | 4,8% | 1% | 3% | 0,65% | 9,45% |
A tabela tem outras linhas, como combustíveis, transporte, passagens e serviços bancários, com percentuais diferentes. O percentual incide sobre o valor a ser pago.
Exemplo hipotético, para uma empresa que não é do Simples: uma nota de R$ 10.000,00.
- Venda de mercadorias: retenção de 5,85% = R$ 585,00. A empresa recebe R$ 9.415,00.
- Serviço de limpeza: retenção de 9,45% = R$ 945,00. A empresa recebe R$ 9.055,00.
A diferença de IR entre as duas linhas (1,2% e 4,8%) reflete a presunção de lucro de cada tipo de atividade. Por isso, o enquadramento do que você vende na tabela importa, e o contrato ou a nota deve descrevê-lo com clareza. O manual da Receita orienta, no caso de um contrato que reúne transporte de cargas e de passageiros, que as parcelas de cada atividade sejam previstas separadamente para o enquadramento correto. Vale a mesma cautela em contratos que misturam atividades.
Simples Nacional: dispensa da retenção federal
A IN RFB 1.234/2012 lista os casos em que a retenção não é feita, e entre eles estão as pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, em relação às suas receitas próprias. A empresa continua pagando seus tributos, mas por meio do documento único do Simples, e não por desconto na fonte.
Para a dispensa valer, a empresa precisa avisar o órgão. Segundo o texto da IN (art. 6º), isso se faz com uma declaração de optante pelo Simples, no modelo do anexo da própria norma, em duas vias, assinada pelo representante legal e entregue no ato da assinatura do contrato. Em serviços continuados, a declaração acompanha o primeiro pagamento, e qualquer mudança de situação deve ser comunicada de imediato. O órgão também pode, em vez da declaração, consultar a permanência da empresa no Simples no portal da Receita. A exigência se repete na prorrogação do contrato e a cada novo contrato. O órgão pode ter rotina e modelo próprios, então confirme com a área de contratos.
Pontos de atenção:
- Se a empresa sair do Simples ou for excluída, a dispensa acaba, e o órgão deve ser avisado.
- A dispensa vale para IR, CSLL, PIS e Cofins. O ISS e o INSS têm regras separadas.
- O Simples não elimina tributos. Ele os cobra em outro formato, e a alíquota efetiva da sua faixa deve estar no preço.
Estados e municípios: IR retido e ISS
Segundo o manual da Receita, com base em decisão do Supremo Tribunal Federal (Tema 1.130 da repercussão geral), os pagamentos feitos por órgãos, autarquias e fundações dos estados, do Distrito Federal e dos municípios também estão sujeitos à retenção do imposto de renda, com as mesmas alíquotas de IR da tabela federal (1,2% para bens em geral e 4,8% para serviços em geral). O valor é recolhido em guia do próprio ente. O manual manda esses entes observar, no que couber, as demais regras da IN 1.234/2012. Como cada ente cuida da própria rotina, pergunte à prefeitura ou ao estado como ele trata o Simples.
Para as contribuições, a regra é outra. A retenção de CSLL, Cofins e PIS por estados, DF e municípios depende de convênio com a União (art. 33 da Lei 10.833/2003).
O ISS é tributo municipal. Cada município define em lei quem retém e com qual alíquota. Para empresas do Simples, a Lei Complementar 123 impõe condições (art. 21, § 4º):
- A retenção só é permitida se observado o art. 3º da LC 116/2003.
- A alíquota deve vir informada na nota fiscal e corresponde à alíquota efetiva do mês anterior; se a empresa não informar, o tomador aplica 5%.
- O valor retido e recolhido é definitivo, não é dividido com os municípios, e a receita que sofreu retenção não gera ISS a recolher no Simples.
- Empresa que paga ISS em valor fixo mensal no Simples não sofre essa retenção.
INSS: cessão de mão de obra e empreitada
O INSS é retido no pagamento de serviços executados mediante cessão de mão de obra. A contratante retém 11% do valor bruto da nota ou fatura e recolhe em nome da empresa cedente (art. 31 da Lei 8.212/1991). O § 4º do artigo inclui nessa situação os serviços de limpeza, conservação e zeladoria, vigilância e segurança, empreitada de mão de obra e trabalho temporário. O valor retido deve vir destacado na nota e é compensado pela empresa quando ela recolhe as contribuições sobre a folha de pagamento.
Para empresas do Simples, a regra tem exceções que dependem da atividade. A Lei Complementar 123 coloca vigilância, limpeza e conservação no Anexo IV e tira a contribuição patronal do Simples (art. 18, § 5º-C, VI), de modo que esses serviços precisam de conferência atenta com o contador. O preço desse tipo de serviço, com os módulos de encargos, está em planilha de custos e formação de preços.
Como a retenção afeta o caixa
A retenção só vira problema quando ninguém a considerou. Ela se soma ao prazo de pagamento do órgão, e a empresa financia a operação nesse intervalo.
- Nota fiscal. Ela é a base do cálculo da retenção. Veja como emitir sem atrasar o pagamento em nota fiscal para órgão público.
- Fluxo de caixa. Some o prazo até o pagamento e a retenção para estimar quanto entra e quando. Veja prazo de pagamento do órgão público e capital de giro para contratos públicos.
- Recuperação. A fonte pagadora deve fornecer à empresa um comprovante anual da retenção, até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte, segundo o manual da Receita. O contador usa esse documento para compensar o valor na apuração dos mesmos tributos.
Reforma tributária: o que muda na retenção
A reforma tributária está em transição. Pela Receita Federal, em 2026 a CBS e o IBS são cobrados em fase de teste, com os valores compensados com PIS e Cofins. A partir de 2027, PIS e Cofins são extintos e a CBS passa a ser cobrada, enquanto o ICMS e o ISS são substituídos aos poucos pelo IBS de 2029 a 2032, com o novo modelo completo em 2033. A tabela acima reflete o Mafon 2025, e as partes ligadas a PIS e Cofins devem mudar com essa transição.
As regras de retenção de CBS e IBS em compras governamentais estão no texto da LC 214/2025 e em regulamentação. Explicamos o que se sabe em reforma tributária e contratos públicos. Enquanto isso, vale a norma em vigor na data de cada pagamento.
Checklist para a sua empresa
- Identifique quem é o pagador: órgão federal, estadual, municipal ou empresa estatal.
- Se você é do Simples, entregue a declaração de optante no ato da assinatura do contrato e mantenha o órgão informado.
- Confirme o enquadramento do que você vende (bens, serviços, empreitada com materiais) e peça que o contrato descreva atividades mistas por parcela.
- Veja com o contador o efeito da retenção no caixa e o INSS, se o serviço for de mão de obra cedida.
- Guarde o comprovante anual de retenção e cobre-o da fonte pagadora.
- Releia a norma vigente antes de cada contrato novo. Para montar o preço, o ponto de partida é como fazer uma proposta de preço.
Perguntas frequentes
Empresa do Simples Nacional sofre retenção de IR, CSLL, PIS e Cofins?
Em regra, não. A IN RFB 1.234/2012 dispensa a retenção sobre as receitas próprias das optantes pelo Simples Nacional, mas a empresa precisa informar essa condição ao órgão, em declaração, e avisar se deixar de ser optante. O ISS e o INSS têm regras próprias.
Quanto um órgão federal retém na compra de produtos?
Na tabela do manual da Receita Federal (Mafon 2025), a retenção para mercadorias e bens em geral soma 5,85%: 1,2% de IR, 1% de CSLL, 3% de Cofins e 0,65% de PIS. Para serviços como limpeza e vigilância, a soma é 9,45%. Optantes do Simples Nacional têm a retenção federal dispensada.
A retenção é um imposto a mais?
Não. O valor retido é considerado antecipação do que a empresa deve do mesmo tributo, e pode ser compensado ou deduzido dele (art. 64, §§ 3º e 4º, da Lei 9.430/1996). O efeito é no caixa: você recebe a nota menos a retenção e recupera o valor na apuração.
Prefeituras e governos estaduais também retêm tributos?
Sim, ao menos o imposto de renda, segundo o manual da Receita Federal, com as mesmas alíquotas de IR da tabela federal. A retenção de CSLL, PIS e Cofins por estados e municípios depende de convênio com a União (art. 33 da Lei 10.833/2003), e o ISS segue a lei de cada município.
Como recupero o que foi retido?
A fonte pagadora deve fornecer à empresa um comprovante anual da retenção, até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte, segundo o manual da Receita. Com ele, o contador compensa o valor retido na apuração dos mesmos tributos.
Conteúdo informativo. Confira sempre o edital e a lei vigente.