Planilha de custos e formação de preços: como preencher
Planilha de custos e formação de preços para serviços com mão de obra: os 6 módulos, o papel da convenção coletiva, exemplo numérico e armadilhas.
Proposta e preço8 min de leitura
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A planilha de custos e formação de preços é o documento que abre, linha por linha, quanto custa o serviço que você vai prestar: salário do trabalhador, encargos, benefícios, reposição de quem falta, materiais, custos indiretos, tributos e lucro. Em serviços com mão de obra dedicada, como limpeza e vigilância, o preço mensal sai dela. Preenchê-la bem evita desclassificação na licitação e dá base para pedir repactuação quando a convenção coletiva mudar.
O modelo da União está disponível no Portal de Compras do Governo Federal, que o apresenta como o Anexo VII-D da IN Seges/MP 5/2017, em planilha editável. Estados e municípios usam modelos próprios ou adaptações dele, e o edital traz o modelo que vale.
Quando a planilha é exigida
A Lei 14.133 define como serviços contínuos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra aqueles em que os empregados ficam à disposição nas dependências do contratante, a contratada não compartilha recursos humanos e materiais com outros contratos e a contratante pode fiscalizar a distribuição e a supervisão desses empregados (art. 6º, XVI). Limpeza, vigilância, copeiragem e recepção são exemplos de serviços contratados desse modo.
Nesses contratos, a planilha cumpre três papéis:
- Julgamento da proposta. Em serviços com dedicação exclusiva, a análise da exequibilidade se apoia na planilha preenchida pelo licitante. O guia do Portal de Compras registra que o órgão pode dispensar o detalhamento, de forma motivada, quando ele for inviável ou desnecessário.
- Repactuação. O pedido de repactuação precisa vir com demonstração analítica da variação dos custos, por meio da planilha de custos e formação de preços (art. 135, §6º).
- Valores de referência. O governo federal usa a mesma metodologia para divulgar os valores limites mínimo e máximo de contratação de vigilância e de limpeza e conservação, com cadernos técnicos no Portal de Compras.
O edital também deve exigir, sob pena de desclassificação, a declaração de que a proposta cobre todos os custos dos direitos trabalhistas previstos na Constituição, nas leis, nas normas e nas convenções coletivas vigentes na data de entrega das propostas (art. 63, §1º).
Os seis módulos da planilha
O modelo federal organiza o preço em módulos que se somam. A divisão abaixo segue o material do Portal de Compras:
| Módulo | O que reúne | Observação |
|---|---|---|
| 1. Remuneração | Salário-base da convenção, adicionais (periculosidade, insalubridade, noturno) e gratificações | O valor vem da convenção coletiva da categoria |
| 2. Encargos e benefícios | 2.1: 13º salário, férias e adicional de férias. 2.2: encargos previdenciários e FGTS. 2.3: benefícios mensais e diários (vale-transporte, alimentação etc.) | Benefícios entram pelo custo efetivo, descontada a parte paga pelo empregado |
| 3. Provisão para rescisão | Aviso prévio, multa do FGTS e outros custos de desligamento | É uma estimativa, diluída no preço mensal |
| 4. Reposição do profissional ausente | Férias, licenças maternidade e paternidade, acidente de trabalho, intervalos e ausências legais | O posto precisa continuar coberto |
| 5. Insumos diversos | Uniformes, equipamentos de proteção, materiais e equipamentos do serviço | Uniforme e proteção não têm natureza salarial |
| 6. Custos indiretos, tributos e lucro | Estrutura administrativa da empresa, tributos sobre o faturamento e lucro | Também chamado de CITL |
No módulo 6, os custos indiretos são um percentual sobre a soma da remuneração, dos benefícios, dos insumos e dos encargos. Os tributos que aparecem na planilha são, em geral, PIS, Cofins e ISS. O Portal de Compras registra que a jurisprudência do TCU recomenda não incluir IRPJ e CSLL nos custos da planilha, porque são tributos sobre o resultado da empresa.
Convenção coletiva: o que usar e o que não usar
O salário-base e os benefícios vêm da convenção coletiva (ou acordo, ou dissídio) aplicável à categoria do trabalhador. O edital normalmente indica qual vale; se não indicar, peça esclarecimento antes de montar a proposta, como mostra o post sobre pedido de esclarecimento. Se o serviço envolver mais de uma categoria, cada uma tem a sua convenção.
Duas regras da Lei 14.133 ajudam a separar o que entra no preço do que a empresa paga por conta própria (art. 135, §§ 1º e 2º):
- A Administração não se vincula a cláusulas de convenção que tratem de matéria não trabalhista, de participação nos lucros ou resultados, ou de direitos não previstos em lei, como valores ou índices obrigatórios de encargos e preços de insumos.
- É vedado ao órgão se vincular a obrigações e direitos que só se apliquem aos contratos com a Administração Pública.
Na prática, se a convenção traz uma cláusula que não é trabalhista, pergunte ao órgão, por pedido de esclarecimento, se ela entra na planilha antes de lançar o custo.
Exemplo numérico de um posto de trabalho
Exemplo hipotético, para mostrar a mecânica. Os valores de salário, encargos, benefícios e tributos são inventados e variam muito por categoria, região e regime tributário.
Um posto de auxiliar de serviços gerais, em um contrato de limpeza:
| Item | Valor mensal |
|---|---|
| Módulo 1: salário-base (convenção hipotética) | R$ 2.000,00 |
| 2.1: 13º salário (1/12 do salário) | R$ 166,67 |
| 2.1: férias e 1/3 constitucional (1/12 do salário × 4/3) | R$ 222,22 |
| 2.2: encargos e FGTS (35% hipotéticos sobre salário, 13º e férias) | R$ 836,11 |
| 2.3: benefícios (transporte e alimentação, custo efetivo) | R$ 500,00 |
| Módulo 2: subtotal | R$ 1.725,00 |
| Módulo 3: provisão para rescisão (estimativa) | R$ 100,00 |
| Módulo 4: reposição do profissional ausente (estimativa) | R$ 100,00 |
| Módulo 5: uniforme, proteção e materiais | R$ 75,00 |
| Soma dos módulos 1 a 5 | R$ 4.000,00 |
| Custos indiretos (5% da soma) | R$ 200,00 |
| Lucro (5% sobre R$ 4.200,00) | R$ 210,00 |
| Preço antes dos tributos | R$ 4.410,00 |
| Preço mensal do posto: 4.410,00 ÷ (1 − 0,10) | R$ 4.900,00 |
| Tributos (10% hipotéticos do preço) | R$ 490,00 |
As contas de apoio: 13º = 2.000 ÷ 12 = 166,67; férias com 1/3 = 2.000 ÷ 12 × 4/3 = 222,22; encargos = 35% × (2.000 + 166,67 + 222,22) = 836,11; módulo 2 = 166,67 + 222,22 + 836,11 + 500 = 1.725,00.
Para um contrato com 3 postos iguais por 12 meses, o valor global seria 4.900 × 3 × 12 = R$ 176.400,00.
A base de cada percentual muda de um modelo para outro. Neste exemplo, custos indiretos e lucro incidem sobre o que vem antes, e os tributos entram "por dentro", isto é, como parte do preço final, dividindo-se o subtotal por (1 − 0,10). Siga sempre a fórmula da planilha do edital. A lógica de dividir por (1 − percentuais) é a mesma explicada em formação de preço para licitação.
Simples Nacional na planilha de custos
A empresa do Simples preenche a mesma estrutura, mas os números mudam em dois pontos da Lei Complementar 123:
- As optantes ficam dispensadas das demais contribuições instituídas pela União, inclusive as devidas ao Sistema S (Sesi, Senai, Sebrae e entidades semelhantes) (art. 13, §3º). Se a planilha-modelo do edital traz esses encargos, a sua composição não deve incluí-los.
- Nos serviços de vigilância, limpeza ou conservação, a atividade é tributada pelo Anexo IV, e a contribuição previdenciária patronal não está incluída no Simples, devendo ser recolhida conforme a legislação dos demais contribuintes (art. 18, §5º-C, VI, e art. 13, VI). Ou seja, ela precisa aparecer na sua planilha.
O FGTS continua sendo recolhido fora do Simples (art. 13, §1º, VIII). Peça ao contador a composição exata antes de fechar a proposta.
Armadilhas que desclassificam ou dão prejuízo
- Salário abaixo da convenção ou convenção errada. O preço fica inexequível depois, e a declaração do art. 63, §1º, vira problema.
- Esquecer a reposição do profissional ausente. Quem falta precisa ser substituído, e esse custo é seu se não estiver na planilha.
- Provisão de rescisão ou de férias subdimensionada. O desligamento de um empregado paga verbas que o preço mensal tem de cobrir.
- Percentual aplicado sobre a base errada. Aplicar o lucro ou os tributos "por fora" quando o modelo manda "por dentro" muda o preço.
- Copiar a planilha de outro edital sem trocar convenção, município (ISS) ou regime tributário.
- Descuido com a data-base. A repactuação dos custos de mão de obra é vinculada à data do acordo, da convenção ou do dissídio a que a proposta está ligada (art. 135, II), então registre qual convenção você usou.
Sobre erros de preenchimento: a norma federal citada pelo Portal de Compras diz que erros na planilha não bastam para desclassificar quando a planilha puder ser ajustada sem aumentar o preço e quando o preço seja suficiente para cobrir os custos. O TCU tem entendimento parecido, de que divergências nas planilhas são instrumentais e que o foco é a exequibilidade. Mesmo assim, a correção é pedida na etapa de aceitação da proposta, com prazo curto (na norma federal, o mínimo para ajustar a proposta é de duas horas), então vale chegar à sessão com a planilha pronta. Veja também preço inexequível.
O que a planilha garante depois da assinatura
Com o contrato em execução, a planilha vira instrumento de defesa do seu equilíbrio:
- Repactuação. Em contratos com dedicação exclusiva de mão de obra, a variação de custos é repactuada com demonstração analítica, respeitado o intervalo mínimo de 1 ano, contado da proposta ou da última repactuação (art. 135, §3º). O órgão deve responder preferencialmente em 1 mês (art. 92, §6º). Explicamos as diferenças entre repactuação, reajuste e reequilíbrio em reajuste, repactuação e reequilíbrio.
- Conta vinculada e pagamento pelo fato gerador. O edital ou o contrato podem prever depósito em conta vinculada ou o pagamento de férias, 13º, ausências legais e verbas rescisórias só quando ocorrer o fato gerador (art. 121, §3º, e art. 142). Isso muda o fluxo de caixa, mas não o preço.
- Retenção do INSS. Na cessão de mão de obra, a contratante retém 11% do valor bruto da nota para a Previdência (art. 31 da Lei 8.212/1991). Para empresas do Simples, a regra tem exceções. A retenção afeta o caixa e é tratada em retenção de tributos nas vendas para órgãos públicos.
Para cada tipo de serviço, o edital muda detalhes: licitações de limpeza e conservação e licitações de vigilância mostram as particularidades de cada segmento.
Perguntas frequentes
O que é a planilha de custos e formação de preços?
É o documento que detalha todos os componentes do preço de um serviço com mão de obra: salário, encargos, benefícios, reposição de ausentes, insumos, custos indiretos, tributos e lucro. O órgão usa a planilha para julgar a proposta, e você a usa depois para pedir repactuação.
Em quais licitações a planilha é exigida?
Principalmente em serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra, como limpeza, vigilância e copeiragem, e em serviços com predominância de mão de obra. Quem exige e qual é o modelo é definido no edital; os órgãos federais partem do modelo divulgado no Compras.gov.br.
Posso usar o piso da convenção coletiva como salário na planilha?
Você deve usar a convenção coletiva vigente na data de entrega da proposta e declarar que o preço cobre todos os custos trabalhistas (art. 63, §1º, da Lei 14.133). O salário-base não pode ficar abaixo do que a convenção da categoria determina, e o edital deve indicar qual convenção vale.
Um erro na planilha desclassifica a proposta?
Nem sempre. Erros de preenchimento que podem ser corrigidos sem aumentar o preço total, e desde que o preço seja suficiente para cobrir os custos, não devem levar à desclassificação, segundo a orientação federal e o entendimento do TCU. Erro que muda o preço ou deixa custo obrigatório de fora pode desclassificar.
A empresa do Simples Nacional preenche a planilha igual às demais?
A estrutura é a mesma, mas os encargos e os tributos mudam. Empresas do Simples ficam dispensadas das contribuições a terceiros (Sesi, Senai, Sebrae e outras), e em limpeza, vigilância e conservação a contribuição previdenciária patronal é recolhida fora do Simples (art. 13, §3º, e art. 18, §5º-C, da LC 123).
Conteúdo informativo. Confira sempre o edital e a lei vigente.