Chat do pregoeiro: como acompanhar e responder a tempo

Prazo para responder e anexar: como funciona

Na regra federal, o edital precisa fixar prazo de no mínimo duas horas para o envio da proposta ajustada e dos documentos complementares, contado da solicitação do pregoeiro no sistema. A prorrogação por igual período acontece de duas formas: por pedido seu, com justificativa aceita pelo agente de contratação, ou de ofício, quando ele percebe que o prazo não basta para os documentos exigidos (art. 29, §§ 2º e 3º).

Exemplo hipotético: uma empresa de limpeza recebe, às 14h05, a mensagem do pregoeiro pedindo a proposta com a planilha de custos ajustada ao último lance. O prazo vai até 16h05. Às 15h40, ela percebe que a certidão que precisa anexar falhou na emissão pelo site do órgão. Ela escreve no chat explicando o problema, pede a prorrogação e anexa a proposta sem a certidão para mostrar que está avançando. O pregoeiro aceita e estende o prazo até 18h05. O que fez a diferença foi pedir antes de acabar, com motivo claro.

Dois cuidados valem sempre. O pedido de prorrogação não é direito automático: depende da justificativa ser aceita. E o prazo corre a partir da solicitação no sistema, não de quando você lê, então a pressa começa na hora em que a mensagem aparece.

Como responder bem

1. Abra o chat antes de a sessão começar e deixe-o aberto até o pregoeiro encerrar todas as fases, não só a de lances.
2. Confirme o recebimento logo. Uma linha curta, como "Ciente, enviaremos a proposta ajustada dentro do prazo", mostra que há alguém ali e evita dúvida sobre silêncio.
3. Anexe pelo sistema, no campo indicado. Na regra federal, as propostas e os documentos são enviados pelo sistema, não por e-mail (arts. 13, II, e 39, § 5º).
4. Mande exatamente o que foi pedido. Um arquivo por documento, com nome que identifique o item do edital, legível e dentro da validade. Se a mensagem pede só a proposta, não envie o resto antes da hora.
5. Responda objetivamente e com tom respeitoso. Assuma que tudo o que você escrever pode ser lido por outros licitantes, pela autoridade que julgar um recurso e pelos órgãos de controle.
6. Guarde o histórico. Salve a conversa e os comprovantes de envio. Se houver contestação, é a sua prova do que foi pedido e entregue.
7. Não resolva por telefone o que o chat resolve. Na regra federal, a comunicação fora do sistema é vedada (art. 20, § 2º), e o que não está no chat não deixa prova.

Para saber o que costuma ser pedido na habilitação, use o checklist de documentos para licitação. Se o pregoeiro pedir esclarecimento ou complementação de documento já apresentado, isso é diligência: veja diligência em licitação.

O que acontece se o prazo passar

O pregoeiro pode desclassificar a proposta ou inabilitar a empresa e examinar a proposta seguinte, na ordem de classificação (art. 39, § 8º, da IN 73, no caso da habilitação). Além de perder o item, a empresa pode ser punida: deixar de entregar a documentação exigida para o certame e não manter a proposta são infrações (art. 155, IV e V, da Lei 14.133). A sanção depende de processo com direito de defesa, mas pode ser multa de 0,5% a 30% do valor do contrato (art. 156, § 3º) e impedimento de licitar e contratar por até 3 anos (art. 156, § 4º). O assunto está em sanções na Lei 14.133.

Nem todo erro formal tira a empresa do certame. A lei diz que o desatendimento de exigências meramente formais, que não comprometam a avaliação da qualificação ou da proposta, não importa o afastamento do licitante (art. 12, III, da Lei 14.133). Mas não conte com isso: a tolerância é decisão do pregoeiro.

Erros comuns no chat

• Sair do sistema depois dos lances. A parte decisiva começa depois deles.
• Esperar aviso por e-mail ou telefone. O comunicado oficial é a mensagem do sistema.
• Responder só quando o prazo está no fim. Quem não consegue anexar nada em cima da hora perde a chance de pedir prorrogação.
• Discutir mérito no chat. Se você discorda da decisão do pregoeiro, registre a discordância de forma curta e use a janela de intenção de recurso, que é o canal certo.
• Mudar o preço sem o pregoeiro pedir. A proposta ajustada deve acompanhar o último lance ou o resultado da negociação, nunca um preço maior.

Checklist de rotina na sessão

1. Uma pessoa dedicada ao chat, com o login aberto, do início ao fim.
2. Proposta ajustada, planilha de custos e documentos de habilitação prontos antes dos lances.
3. Arquivos nomeados e testados para anexo, sem depender de digitalizar na hora.
4. Relógio em horário de Brasília e prazos anotados assim que chegarem.
5. Um responsável por aprovar preço e, se preciso, desconto, ao alcance da equipe.
6. Registro de tudo o que foi enviado e a que horas.