Amostra e prova de conceito em licitações
Quando o edital pode exigir amostra em licitação ou prova de conceito, de quem, em que fase, como se preparar e o que acontece se a amostra for reprovada.
Pregão eletrônico e disputa6 min de leitura
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Amostra e prova de conceito são testes que o órgão pode exigir do licitante provisoriamente vencedor, durante o julgamento das propostas, para confirmar que o produto ou a solução atende ao termo de referência. Só valem se estiverem previstos no edital e justificados (art. 17, § 3º, e art. 41, II, da Lei 14.133). Se você não entregar ou for reprovado, a proposta é desclassificada e o órgão chama o próximo da fila.
O que são amostra, exame de conformidade e prova de conceito
A lei fala em "homologação de amostras, exame de conformidade e prova de conceito, entre outros testes de interesse da Administração" (art. 17, § 3º). Na prática:
- Amostra: uma unidade do bem, entregue ao órgão para análise, como uma camiseta, uma cadeira ou uma embalagem de produto de limpeza.
- Exame de conformidade: teste ou laudo que verifica se o produto cumpre as especificações, por exemplo uma análise de laboratório.
- Prova de conceito: demonstração prática de que a solução funciona conforme os requisitos. É comum em tecnologia da informação e em equipamentos mais complexos. Veja o caso em licitações de TI e software.
- Protótipo: modelo que a própria Administração pode oferecer como referência, com o qual a amostra do licitante será comparada (art. 42, § 2º).
O objetivo é evitar a compra de objeto inadequado. Como pode restringir a participação, a exigência precisa ser justificada e ter critério objetivo.
Quando o órgão pode exigir
O art. 41, II, trata a amostra e a prova de conceito como exceção ("excepcionalmente") em licitação para fornecimento de bens, e o art. 17, § 3º, dá o mesmo regime à avaliação do licitante provisoriamente vencedor. A lei admite a exigência em momentos diferentes:
| Momento | De quem | Base |
|---|---|---|
| Pré-qualificação permanente | Quem pede a pré-qualificação | Art. 41, II |
| Julgamento das propostas ou dos lances | Só do licitante provisoriamente vencedor | Art. 41, II e parágrafo único; art. 17, § 3º |
| Diligência ou, após o julgamento, antes de assinar o contrato | Do licitante provisoriamente vencedor | Art. 42, § 2º |
| Vigência do contrato ou da ata de registro de preços | Do contratado, como parâmetro de recebimento | Art. 41, II |
Em todos os casos o edital precisa prever a exigência e a necessidade deve estar justificada. Na regra federal do pregão, a Instrução Normativa Seges/ME nº 73/2022 repete o regime do art. 17, § 3º: só se previsto no edital e em relação ao licitante provisoriamente vencedor (art. 29, § 1º). O texto atualizado está no Portal de Compras do Governo Federal.
O que o edital precisa informar
O manual de orientações do TCU diz que o edital deve trazer as condições de entrega da amostra ou de realização da prova de conceito (data, horário e local), o roteiro de avaliação e os critérios objetivos de aceitação. Os demais licitantes têm direito de acompanhar o procedimento e de conhecer o resultado. O TCU também tem entendido que:
- Exigir amostra de vários colocados ao mesmo tempo gera ônus indevido para quem não está em primeiro lugar.
- Prazo muito curto para a amostra, sem considerar fabricação e transporte, restringe a competitividade.
- Prever uma prova de conceito facultativa, sem dizer o que será avaliado, ofende o julgamento objetivo.
- A decisão sobre a amostra precisa ser motivada.
Se o edital não traz esses elementos, vale pedir esclarecimento ou impugnar até 3 dias úteis antes da abertura (art. 164 da lei). O caminho está em impugnação de edital, e os exemplos de exigência exagerada, em cláusulas restritivas em edital. O edital também deve dizer quem arca com o custo da amostra e se ela é devolvida; leia essa parte antes de decidir participar.
Amostra, marca de referência e prova de qualidade
Quando o edital indica uma marca ou modelo como referência e você oferece um produto similar, a amostra não é o único caminho para provar a qualidade. O art. 42 da lei admite qualquer um destes meios: comprovação de que o produto segue as normas técnicas dos órgãos oficiais, da ABNT ou de outra entidade credenciada pelo Inmetro; declaração de atendimento satisfatório emitida por outro órgão que já tenha comprado o produto; ou certificado, laudo laboratorial ou documento similar emitido por instituição oficial competente ou por entidade credenciada.
Isso importa na hora de montar a proposta: se o produto é similar e o edital não cala sobre a prova, vale reunir esses documentos antes da sessão, para o caso de o pregoeiro pedir.
Como se preparar antes da sessão
- Procure no edital a palavra "amostra" e "prova de conceito". A exigência pode estar no termo de referência, e não no corpo do edital.
- Anote prazo, local e forma de entrega. Confira se o prazo cabe no seu ciclo de compra ou fabricação.
- Separe uma unidade igual à que você vai entregar. A amostra deve representar o produto da proposta, com a mesma marca, modelo, composição e embalagem.
- Reúna laudos, certificados e fichas técnicas que o termo de referência exige para o item.
- Para prova de conceito, ensaie. Monte o ambiente, os dados de teste e o roteiro com cada requisito do termo de referência, e confira se a equipe consegue demonstrar cada um sem improviso.
- Reserve caixa e logística. Se a amostra tem custo, ele sai antes da venda.
O que fazer quando o pregoeiro pedir
A convocação costuma chegar pelo chat do pregoeiro, com data e local. Responda na hora, confirme o prazo e anote o horário de Brasília. Na entrega, peça recibo, identifique a amostra com o número do pregão, o item e a razão social, e registre com fotos e protocolo.
Acompanhe o exame quando o edital permitir e leve alguém que conheça o produto. Se a avaliação apontar um defeito, peça por escrito a justificativa e o critério usado. Uma divergência de documento, como um laudo que não confere com a amostra, pode ser resolvida em diligência em vez de desclassificação, entendimento que o TCU já aplicou. Veja diligência em licitação.
Exemplo hipotético: uma confecção de Maringá vence o pregão para 300 camisetas de uniforme. O pregoeiro pede, pelo chat, uma amostra no prazo do edital, para avaliação do tecido, da costura e dos tamanhos conforme o termo de referência. A empresa entrega duas peças com a ficha técnica, recebe o protocolo e, dias depois, a comissão registra a aprovação. Quando for entregar as 300 peças, o lote precisa ser igual ao da amostra.
O que acontece se a amostra for reprovada
Se o licitante melhor colocado não apresenta a amostra ou ela é reprovada, a proposta é desclassificada, e a Administração passa à aceitabilidade do segundo colocado, avaliando as amostras dele, e assim por diante. Se você achar que a reprovação foi injusta, registre a intenção de recorrer na janela da sessão. O passo a passo está em intenção de recurso.
Depois da aprovação, a amostra vira referência do contrato. Entregar produto diferente do aprovado é descumprimento, e o TCU não admite a troca. Se a amostra for exigida durante a vigência do contrato ou da ata, ela serve de parâmetro para o recebimento do objeto.
O quadro geral do pregão, com a amostra entre a aceitação e a habilitação, está no pregão eletrônico passo a passo.
Checklist de amostra e prova de conceito
- Exigência localizada no edital ou no termo de referência, com prazo e local anotados.
- Critérios de aceitação e roteiro de avaliação lidos e entendidos.
- Amostra igual ao produto da proposta, com ficha técnica e laudos.
- Embalagem identificada com pregão, item e razão social.
- Recibo ou protocolo de entrega guardado.
- Para prova de conceito, ensaio completo feito antes e equipe definida.
Perguntas frequentes
Todo edital pode exigir amostra?
Não. A lei trata a exigência como exceção: só vale se estiver prevista no edital e se a necessidade for justificada (art. 41, II, da Lei 14.133). Edital que pede amostra sem critérios claros pode ser questionado por pedido de esclarecimento ou impugnação.
A amostra é exigida de todos os licitantes?
Na fase de julgamento das propostas e dos lances, só do licitante provisoriamente vencedor (art. 41, parágrafo único, e art. 17, § 3º). A lei prevê ainda amostra na pré-qualificação permanente e durante a vigência do contrato ou da ata de registro de preços.
Qual a diferença entre amostra e prova de conceito?
A amostra é uma unidade do produto, entregue para análise de características físicas ou de desempenho. A prova de conceito é a demonstração prática de que uma solução, como um software ou um equipamento, funciona conforme os requisitos do termo de referência.
O que acontece se a minha amostra for reprovada?
Sua proposta é desclassificada, e o órgão analisa a proposta do licitante seguinte, na ordem de classificação, que também pode ter de apresentar amostra. Você pode registrar intenção de recorrer se discordar da avaliação.
Posso entregar um produto diferente da amostra aprovada?
Não. O TCU não admite a entrega de produto diferente da amostra apresentada e aprovada na licitação, porque a mudança exigiria nova avaliação e favoreceria o contratado em relação aos demais participantes.
Conteúdo informativo. Confira sempre o edital e a lei vigente.