Nota fiscal para órgão público: como emitir sem atraso

Atesto: o que o fiscal confere antes de liberar o pagamento

O atesto é a confirmação, pelo fiscal ou gestor do contrato, de que o objeto foi entregue ou o serviço foi prestado como contratado. Ele alimenta a liquidação, etapa obrigatória antes do pagamento (art. 62 da Lei 4.320/1964). O fiscal do contrato acompanha e fiscaliza a execução, anota em registro próprio as ocorrências e determina o que for necessário para corrigir falhas (art. 117 da Lei 14.133). Veja mais em fiscal do contrato.

Para o atesto sair rápido, junte à nota o que prova a entrega:

• comprovante de entrega assinado por quem recebeu, com data e nome legível;
• relatórios ou medições, em serviços;
• em contratos com dedicação exclusiva de mão de obra, a prova de quitação das obrigações trabalhistas, que o contrato pode exigir como condição de pagamento (art. 121, § 3º, II);
• certidões em dia, se o edital as pedir a cada pagamento. O contrato obriga a manter as condições de habilitação durante toda a execução (art. 92, XVI). Veja onde emitir cada uma em certidões negativas para licitação.

Se o fiscal discordar de parte do que foi entregue, a parcela incontroversa deve ser liberada no prazo previsto para o pagamento (art. 143). Peça isso por escrito.

Retenções: por que o valor que cai na conta é menor

O órgão pode reter tributos na fonte ao pagar, de modo que o valor líquido recebido é menor do que o valor da nota. Quais tributos, quais alíquotas e quando, depende da natureza da venda, do seu regime tributário e do ente. O assunto está em retenção de tributos nas vendas para órgãos públicos. As regras estão em transição com a reforma tributária, que você pode acompanhar em reforma tributária e contratos públicos.

Um ponto da lei do Simples que pega quem presta serviço: quando o ISS do serviço está sujeito a retenção na fonte, a ME ou a EPP optante pelo Simples Nacional deve informar no documento fiscal a alíquota aplicável; se não informar, o texto atual da LC 123 manda aplicar a alíquota efetiva de 5% (art. 21, § 4º, V). Peça ao contador que defina a alíquota antes de emitir a nota.

Erros que travam o pagamento

Estes são os motivos que mais fazem uma nota voltar:

• CNPJ errado do destinatário. É o erro mais fácil de evitar, e o mais difícil de corrigir depois.
• Valor acima do empenho. O excedente não tem reserva de orçamento. Se vai entregar mais, peça novo empenho antes. Veja a nota de empenho.
• Descrição diferente do contrato. O fiscal não consegue ligar a nota ao empenho.
• Falta do número do empenho ou do contrato.
• Nota emitida antes do momento previsto no contrato.
• Documentos anexos incompletos. Comprovante sem assinatura, medição sem data, certidão vencida.
• Entrega parcial faturada como total.

Exemplo hipotético. Uma distribuidora de materiais escolares de Cuiabá recebe um empenho de R$ 6.300,00 para 300 kits a R$ 21,00. Ela entrega 310 kits, fatura os 310 (R$ 6.510,00) e usa o CNPJ da prefeitura, quando o favorecido do empenho era a secretaria de educação. O fiscal atesta os 300 kits, o financeiro recusa a nota pelo valor e pelo CNPJ, e a empresa precisa cancelar, emitir outra e reiniciar o trâmite. Se tivesse conferido o empenho antes, a nota teria saído certa na primeira vez.

O que fazer se a nota for devolvida

1. Pergunte o motivo por escrito. Peça ao fiscal ou ao financeiro que informe o que deve ser corrigido.
2. Corrija na origem. Em geral, a correção de valores e do destinatário exige cancelar a nota (dentro do prazo da sua legislação) ou emitir outra, e não apenas uma carta de correção. Confirme com seu contador.
3. Reenvie com protocolo, sempre pelo canal indicado no edital ou no contrato, e guarde o comprovante.
4. Confira o efeito no prazo de pagamento. É comum o contrato prever que o pagamento fica suspenso até a regularização, com o prazo voltando a contar a partir da nova nota. Leia a cláusula do seu contrato.
5. Registre o atraso do órgão, se for o caso. Se o problema não era seu e a nota ficou parada sem resposta, a cobrança segue os passos de prazo de pagamento do órgão público.

Checklist antes de enviar a nota

1. O CNPJ e o nome do favorecido são os do empenho?
2. A descrição, a quantidade e o valor unitário batem com o empenho ou a ordem de fornecimento?
3. O valor total não passa do empenhado?
4. Constam o número do empenho, do contrato ou da ata e do processo?
5. O momento de emissão é o previsto no contrato?
6. Os anexos exigidos (comprovante de entrega, medição, certidões, quitação trabalhista) estão juntos?
7. A conta bancária é da empresa e está correta?
8. A alíquota de ISS e as retenções foram conferidas com o contador?
9. Você guardou o protocolo de envio e a data?

Para planejar o caixa enquanto a nota percorre esse caminho, veja capital de giro para contratos públicos. E, para entender o contrato inteiro em que a nota se encaixa, leia contrato administrativo: o que muda para quem vende.