Certidões para licitação: onde emitir cada uma

CRF do FGTS: Caixa

O Certificado de Regularidade do FGTS é emitido pela Caixa por consulta on-line, com o CNPJ do empregador, no endereço consulta-crf.caixa.gov.br. O portal do FGTS informa que só quem está em dia obtém o certificado na hora e que a regularidade é condição para participar de licitações públicas.

Estar em dia envolve os depósitos, as obrigações cadastrais e operacionais com o FGTS e as contribuições previstas em lei. O prazo de validade vem impresso no certificado e pode ser diferente do das outras certidões, então confira a data do documento que você emitiu.

CNDT: Justiça do Trabalho

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas é emitida gratuitamente e pela internet pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST). O art. 642-A da CLT fixa a validade em 180 dias, contados da emissão, e diz que a certidão vale para todos os estabelecimentos, agências e filiais da empresa. Se houver dívida trabalhista definida e não paga, a certidão não é emitida. Quando o débito está garantido por penhora suficiente ou com exigibilidade suspensa, sai a positiva com os mesmos efeitos da negativa.

Responder a um processo trabalhista, sozinho, não impede a emissão. A norma está no texto da CLT no Planalto.

Comprovante de CNPJ e inscrições estadual e municipal

Além das certidões, o bloco fiscal costuma pedir o comprovante de inscrição e de situação cadastral do CNPJ, emitido pela Receita Federal, e a prova das inscrições estadual e municipal. A inscrição estadual vem da secretaria da fazenda do estado, e a municipal, da prefeitura. O art. 68, II, da Lei 14.133 diz "se houver" e pede inscrição pertinente ao ramo de atividade e compatível com o objeto. Uma empresa de serviços que não recolhe ICMS, por exemplo, pode não ter inscrição estadual. Se for o seu caso e o edital não prever essa hipótese, vale um pedido de esclarecimento.

Certidões estadual e municipal

Aqui não existe um portal único: cada estado e cada município tem o seu sistema, o seu nome para a certidão e as suas regras. Procure no site da secretaria da fazenda (ou órgão equivalente) do estado da sede, e no portal da prefeitura, em geral na área de finanças ou de tributos. Em alguns municípios, a emissão não é totalmente online, e pode ser preciso protocolar o pedido. Por isso, em cidades menores, comece mais cedo.

Leia o edital com atenção para saber o que a certidão deve cobrir: a lei pede a regularidade perante a fazenda do domicílio ou sede do licitante (art. 68, III, da Lei 14.133), e o edital detalha os tributos. Se a empresa tem inscrição estadual e municipal, o edital pode pedir também o comprovante dessas inscrições.

Certidão de falência

A Lei 14.133 pede, na qualificação econômico-financeira, a "certidão negativa de feitos sobre falência expedida pelo distribuidor da sede do licitante" (art. 69, II). Na prática, ela é emitida pelo tribunal de justiça do estado da sede, em geral pela internet. Cada tribunal tem o seu sistema: o Tribunal de Justiça do Distrito Federal, por exemplo, informa que a certidão de falência e recuperação judicial é gratuita e exige o CNPJ da empresa. Em outros estados, confira o site do tribunal.

Se a sua empresa está em recuperação judicial, leia o edital com cuidado e consulte um advogado antes de participar. O art. 69 da Lei 14.133 trata de falência, e como a recuperação é tratada na habilitação pode variar. Para o restante deste bloco, veja qualificação econômico-financeira.

Positiva com efeito de negativa: o que é e quando serve

Quando existe débito, a certidão pode vir "positiva". Isso nem sempre é um problema. O art. 206 do Código Tributário Nacional (CTN) determina que a certidão que mostra créditos não vencidos, em cobrança executiva com penhora, ou com exigibilidade suspensa tem os mesmos efeitos da negativa. Na prática, uma empresa com débito parcelado e em dia costuma conseguir a positiva com efeitos de negativa, que o edital aceita como se fosse negativa.

A certidão positiva sem esses efeitos não serve. E o parcelamento só protege enquanto estiver em dia: atrasar parcela pode fazer a situação voltar a ser de irregularidade.

Validade e prazos: como não ser pego de surpresa

A validade é uma fonte frequente de erro. Algumas regras práticas:

1. Emita tudo perto da licitação, na mesma semana, para que as datas de vencimento fiquem próximas.
2. Calcule pela certidão que vence primeiro. Exemplo hipotético: se uma certidão da sua pasta vence em 20 dias e as outras em 180, é a de 20 dias que manda no calendário de renovação.
3. Conte com a data em que o órgão vai conferir. O edital e o sistema definem se vale a data da sessão ou a da convocação. Se a certidão vencer nesse intervalo, o art. 64, II, da Lei 14.133 permite atualizá-la em diligência, mas isso depende do órgão aceitar.
4. Nunca envie o PDF sem abrir. Confira CNPJ, razão social e data.
5. Verifique a autenticidade quando o documento pedir. Algumas certidões trazem código para conferência no site do emissor.

Se o edital aceita o cadastro de fornecedores, o SICAF e outros registros cadastrais consultam as certidões direto na fonte e reduzem esse trabalho. Veja também cadastro de fornecedores.

Erros comuns e checklist

• Certidão vencida no dia da conferência.
• Certidão de CNPJ diferente do pedido no edital (matriz ou filial).
• Estadual ou municipal de outro local, que não o da sede.
• Positiva sem efeitos de negativa, por parcelamento atrasado.
• Esquecer de renovar o CRF ou a CNDT, que têm validades diferentes das outras certidões.
• Deixar a emissão para o dia da sessão, quando o sistema da prefeitura ou do tribunal pode estar fora do ar.

Para empresas que são ME ou EPP, existe um prazo extra para regularizar a pendência depois da declaração de vencedora: regularidade fiscal tardia. Os demais motivos de exclusão aparecem em inabilitação em licitação.