Fiscal do contrato: como se relacionar e registrar tudo
O que faz o fiscal do contrato na Lei 14.133, o que ele pode exigir da sua empresa e como manter registros por escrito para se proteger de multa e glosa.
Contratos e pagamento7 min de leitura
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O fiscal do contrato é o servidor que o órgão designa para acompanhar a execução do que você vendeu. Ele anota todas as ocorrências em um registro próprio, determina o que precisa ser corrigido e informa seus superiores quando algo foge da sua alçada (art. 117 da Lei 14.133). Para a sua empresa, é quem atesta entregas e serviços, e sem esse atesto a nota fiscal costuma não andar. Por isso a relação com ele deve ser cordial, mas formal: tudo que importa fica por escrito.
Quem é o fiscal do contrato e o que ele faz
A lei manda que a execução seja acompanhada por um ou mais fiscais, designados conforme os requisitos do art. 7º, ou por seus substitutos. Esses requisitos incluem, preferencialmente, ser servidor efetivo ou empregado público de quadro permanente, ter atribuições ligadas a licitações e contratos ou formação compatível, e não ter vínculo com contratados habituais do órgão. O órgão pode contratar terceiros para assistir o fiscal, mas eles não exercem a atribuição própria e exclusiva dele (art. 117, § 4º).
As funções dele, pelo art. 117:
- anotar em registro próprio todas as ocorrências da execução e determinar o que for necessário para regularizar faltas ou defeitos;
- informar os superiores, a tempo, sobre qualquer situação que exija decisão ou providência fora da sua competência;
- contar com o apoio da assessoria jurídica e do controle interno do órgão.
A lei fala em "fiscais e gestores" e deixa as regras de atuação de cada um para regulamento (art. 8º, § 3º). Por isso o nome do cargo, a divisão entre fiscal técnico e administrativo e os modelos de formulário mudam de órgão para órgão. No primeiro contato, peça o nome e o contato do fiscal e do substituto, e pergunte por qual canal ele prefere receber as comunicações.
O que o fiscal pode exigir de você
O fiscal não inventa exigências: ele cobra o que está no edital, no contrato e na lei. Os pedidos mais comuns têm base legal:
- Correção do objeto. Você é obrigado a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, a suas expensas, o que tiver vício, defeito ou incorreção (art. 119).
- Preposto. Em obra ou serviço no local, o contratado deve manter um preposto aceito pela Administração para representá-lo (art. 118).
- Reserva de cargos. Quando solicitado, você deve comprovar o cumprimento da reserva de vagas para pessoas com deficiência, reabilitados e aprendizes, indicando os empregados (art. 116).
- Condições de habilitação. O contrato deve obrigar a manter, durante toda a execução, as condições exigidas na licitação (art. 92, XVI). Certidão vencida pode virar pendência.
- Provas trabalhistas nos serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra. O edital ou o contrato pode condicionar o pagamento à comprovação de quitação das obrigações trabalhistas vencidas (art. 121, § 3º, II). Há razão para o rigor: nesses contratos a Administração responde solidariamente pelos encargos previdenciários e subsidiariamente pelos trabalhistas se ficar comprovada falha na fiscalização (art. 121, § 2º).
Entregar o que o fiscal pede, no prazo, é a forma mais barata de evitar problemas. O desatendimento das determinações regulares dele é um dos motivos de extinção do contrato (art. 137, II). Os demais motivos estão em extinção do contrato administrativo.
Como se comunicar com o fiscal: sempre por escrito
Conversa de corredor e áudio de aplicativo ajudam a resolver o dia a dia, mas não provam nada. A regra prática é transformar em texto toda instrução que gere custo, prazo ou risco.
- Escolha um canal formal e use sempre o mesmo, de preferência o e-mail institucional ou o sistema do órgão, com cópia para o gestor do contrato quando existir.
- Confirme as ordens verbais logo depois, com um resumo curto.
- Peça resposta com data. Se o fiscal não responde, o silêncio dele é fato que você registra no próximo e-mail.
- Anexe prova (fotos com data, guia de remessa assinada, relatório de serviço, ordem de serviço).
- Guarde tudo em pasta por contrato, com índice por data.
Um modelo de confirmação para uma ordem verbal:
Prezado fiscal, conforme conversamos hoje, a empresa entenderá que a entrega dos itens 3 e 4 passa a ser feita no almoxarifado da Rua tal, e não no endereço do contrato, a partir de 10/11. Se houver custo adicional de frete, pediremos a análise por aditivo ou reequilíbrio. Pedimos a confirmação por e-mail.
Se a ordem muda objeto, valor ou prazo, ela só pode ser executada depois do aditivo, salvo a necessidade justificada de antecipar os efeitos, quando o termo deve ser formalizado em até 1 mês (art. 132). Veja os limites em aditivo contratual.
O que registrar durante o contrato
O art. 123 diz que a Administração tem o dever de decidir explicitamente sobre as solicitações e reclamações da execução do contrato, e, salvo prazo específico, tem 1 mês para isso depois de concluída a instrução, prorrogável por igual período. Para cobrar essa resposta, você precisa ter feito a solicitação por escrito.
| Evento | O que registrar | Para que serve |
|---|---|---|
| Ordem de serviço ou pedido de entrega | Data, quem emitiu, o que e onde foi pedido | Provar o início do prazo |
| Entrega ou serviço executado | Guia assinada, foto, relatório com data | Provar o cumprimento e permitir o atesto |
| Atraso causado pelo órgão (local fechado, falta de acesso, sem empenho) | Data, motivo e quem foi avisado | Defesa contra multa e base para reequilíbrio |
| Pedido de material ou informação | Cópia do pedido e da resposta | Mostrar quem atrasou |
| Defeito apontado pelo fiscal | O que foi pedido, quando e como foi corrigido | Evitar glosa e sanção |
| Suspensão ou paralisação | Ordem escrita, data de início e fim | Prorrogar o cronograma e, se for longa, pedir indenização |
Nos casos de impedimento, paralisação ou suspensão do contrato, o cronograma é prorrogado automaticamente pelo tempo correspondente, anotadas as circunstâncias por simples apostila (art. 115, § 5º). Suspensão por ordem escrita acima de 3 meses dá ao contratado o direito de pedir a extinção (art. 137, § 2º, II). Esse histórico ajuda também a se defender de multa por atraso.
Recebimento do objeto: provisório e definitivo
O fiscal participa do recebimento (art. 140). O recebimento provisório é feito pelo responsável pelo acompanhamento e fiscalização: em obras e serviços, por termo detalhado, quando verificado o cumprimento das exigências técnicas; em compras, de forma sumária, com verificação posterior da conformidade. O definitivo é feito por servidor ou comissão designada pela autoridade, mediante termo detalhado que comprove o atendimento das exigências do contrato.
Os prazos e métodos de cada recebimento são definidos em regulamento ou no contrato (art. 140, § 3º), então confira o seu. O objeto pode ser rejeitado, no todo ou em parte, se estiver em desacordo com o contrato (art. 140, § 1º). Se houver controvérsia sobre dimensão, qualidade ou quantidade, a parcela incontroversa deve ser liberada no prazo de pagamento (art. 143).
Peça cópia do termo de recebimento: ele comprova a entrega e sustenta a nota fiscal e o pagamento. O passo seguinte está em nota fiscal para órgão público.
Quando você discorda do fiscal
Discordar não precisa virar briga. Siga uma escada:
- Responda por escrito ao apontamento, com os fatos e as provas, dentro do prazo que ele deu.
- Se o fiscal mantém a exigência e você acha que ela não está no contrato, peça por escrito a indicação da cláusula.
- Se não resolver, dirija o pedido ao gestor do contrato ou à autoridade competente do órgão, citando o histórico. O fiscal tem o dever de levar a questão aos superiores quando ela passa da sua competência.
- Sendo caso de multa ou outra sanção, a defesa é um direito: 15 dias úteis, contados da intimação, para a multa (art. 157).
Lembre que o aval do fiscal não afasta a sua responsabilidade pelos danos que o contrato causar (art. 120).
Checklist do contratado
- Anote nome, e-mail e telefone do fiscal, do substituto e do gestor.
- Combine o canal formal de comunicação logo na primeira semana.
- Confirme por escrito toda ordem verbal que gere custo, prazo ou risco.
- Guarde guias, relatórios e fotos com data por contrato.
- Mantenha em dia as certidões e a documentação trabalhista que o contrato exige.
- Registre os atrasos causados pelo órgão no dia em que acontecem.
- Peça o termo de recebimento de cada entrega.
- Para o quadro geral dos direitos e deveres das partes, leia contrato administrativo.
Perguntas frequentes
O que faz o fiscal do contrato?
Acompanha e fiscaliza a execução do contrato em nome do órgão. Anota todas as ocorrências em registro próprio, determina a correção de faltas e defeitos e informa os superiores quando a situação exige decisão fora da sua competência (art. 117 da Lei 14.133).
O fiscal pode aplicar multa à empresa?
O fiscal registra os fatos, mas a multa é uma sanção que a lei só permite depois de defesa do contratado, no prazo de 15 dias úteis contado da intimação (art. 157). O registro do fiscal costuma servir de prova no processo.
Preciso cumprir uma ordem verbal do fiscal?
As determinações regulares sobre a execução do contrato devem ser atendidas, e o desatendimento é motivo de extinção (art. 137, II). Se a ordem muda o objeto, o valor ou o prazo, peça a confirmação por escrito, porque a alteração precisa de aditivo.
A aprovação do fiscal me livra de responsabilidade?
Não. A fiscalização e o acompanhamento do órgão não excluem nem reduzem a responsabilidade do contratado pelos danos causados à Administração ou a terceiros (art. 120).
Conteúdo informativo. Confira sempre o edital e a lei vigente.