Licitação de eventos: como participar e formar o preço

Ata de registro de preços em eventos

No registro de preços, o órgão licita uma vez e contrata aos poucos. Para quem vende, isso significa:

1. Sem obrigação de compra. A ata gera o compromisso de fornecer nas condições registradas, mas o órgão não é obrigado a contratar (art. 83).
2. Preço fixo por um ano. A ata vale por 1 ano e pode ser prorrogada por igual período, se o preço continuar vantajoso (art. 84). O edital prevê as condições de alteração dos preços registrados (art. 82, VI).
3. Mais de um comprador. Órgãos que não participaram do registro podem aderir à ata, com limites: cada um pode contratar até 50% dos quantitativos registrados, e o total das adesões não passa do dobro do registrado (art. 86, §§2º a 5º).
4. Preço unitário máximo. Se o julgamento for por grupo de itens, o edital precisa indicar o preço unitário máximo aceitável (art. 82, §1º).

Antes de dar o lance, pergunte-se se o preço aguenta um evento isolado de pequeno porte e um grande, e se há prazo mínimo para o órgão avisar a data do evento. O passo a passo da ata está em sistema de registro de preços.

Subcontratação: como a empresa pequena entra

Num lote completo, nem toda vencedora tem todos os serviços em casa. A lei permite subcontratar partes do serviço até o limite que a Administração autorizar, mediante documentação que comprove a capacidade técnica do subcontratado (art. 122 e §1º). O edital pode vedar, restringir ou fixar condições (§2º), então a primeira leitura é a cláusula de subcontratação. Fica proibida a subcontratação de quem tenha vínculo com dirigente do órgão ou agente público ligado à licitação (§3º).

Há outros dois caminhos legais para o pequeno fornecedor:

• Atestado de subcontratado. O edital pode aceitar atestados do potencial subcontratado para aspectos técnicos específicos, limitados a 25% do objeto (art. 67, §9º).
• Subcontratação de ME e EPP. Nas licitações de obras e serviços, o órgão pode exigir que o vencedor subcontrate microempresa ou empresa de pequeno porte, e pode pagar direto à subcontratada (art. 48, II e §2º, da LC 123). Veja subcontratação de ME e EPP.

Se o seu negócio é um serviço só, procure os editais de eventos e fale com as empresas que vencem na sua região. Elas precisam de fornecedores com preço e documentação em dia.

Documentos e atestados que o órgão pede

Os documentos da empresa seguem o checklist de documentos para licitação. Em eventos, a qualificação técnica pesa: o edital pode pedir atestado de evento parecido, com número de participantes ou duração mínima.

Os limites da lei valem aqui. A exigência de atestado se restringe às parcelas de maior relevância (4% ou mais do valor estimado), com quantidades mínimas de até 50% dessas parcelas e sem limitações de tempo e de local (art. 67, §§1º e 2º). Exemplo hipotético: se o edital estima eventos de 400 pessoas, pedir um atestado de evento com 200 pessoas está dentro do razoável. Exigir que o evento atestado tenha sido feito num município específico vai contra a vedação de limitar o local dos atestados. Para conseguir o seu, veja atestado de capacidade técnica.

Além dos atestados, o edital pode pedir, na contratação ou antes de cada evento:

• Licenças, alvarás e vistorias que a legislação local exigir, como a do Corpo de Bombeiros.
• Laudo de estruturas montadas, assinado por profissional habilitado.
• Seguro de responsabilidade civil para o evento.
• Documentos da equipe de saúde e segurança, quando o edital pedir ambulância, socorristas ou brigada.

Cada estado e cada município têm suas regras. Pergunte ao órgão quem providencia e paga cada documento.

Como formar o preço: exemplo de lote

Num lote com preço unitário, cada item precisa carregar todos os custos dele: fornecedor, equipe, transporte, montagem, desmontagem, seguro, tributos e margem. O exemplo a seguir é hipotético e serve só para mostrar a conta.

Três cuidados mudam o resultado:

1. Custos que não aparecem no nome do item. A tenda tem frete, mão de obra de montagem e desmontagem, laudo e reposição de peças. Se isso ficar de fora, o prejuízo aparece no segundo evento.
2. Quantidade menor do que a estimada. Se o órgão fizer metade dos eventos, seu custo fixo (equipe, estoque, depósito) continua. Embuta esse risco ou decida não disputar.
3. Prazo de pagamento. Você paga fornecedores antes de receber do órgão. Veja capital de giro para contratos públicos.

A reforma tributária (IBS e CBS) está em transição, e revise a carga tributária que entra nesses preços: veja reforma tributária e contratos públicos. O método geral de proposta está em como fazer uma proposta de preço.

Checklist antes de disputar uma licitação de eventos

1. O edital divide o objeto em itens ou exige o lote completo? Dá para cumprir sozinho ou preciso de subcontratados?
2. A cláusula de subcontratação permite o que preciso e até que percentual?
3. Meu atestado cobre o porte e o tipo de evento exigidos?
4. Sei quem providencia e paga licenças, laudos, seguros e vistorias?
5. Quanto tempo de antecedência o órgão dá para avisar a data de cada evento?
6. Meu preço unitário aguenta tanto um evento pequeno quanto um grande, com o preço máximo do edital?
7. Quanto tempo o órgão leva para pagar e como vou financiar o intervalo?

Para não perder as licitações de eventos na sua região, CertamIA lê o PNCP todos os dias e avisa por e-mail das que combinam com suas palavras-chave, com nota de 0 a 10 e o motivo.