Registro de preços: como funciona para o fornecedor
Registro de preços (SRP) para o fornecedor: o órgão não é obrigado a comprar, a quantidade é teto e a ata vale 1 ano. Arts. 82 a 86 da Lei 14.133.
Modalidades e procedimentos6 min de leitura
Nesta página
Registro de preços é um sistema em que o governo faz a licitação (ou a contratação direta) uma só vez, registra numa ata os preços e os fornecedores, e compra depois, conforme a necessidade. Para você, fornecedor, a regra de ouro está no art. 83 da Lei 14.133: o preço registrado obriga você a fornecer nas condições da ata, mas não obriga o órgão a comprar. A quantidade registrada é teto de fornecimento, não promessa de venda.
Como funciona o sistema de registro de preços
O sistema de registro de preços, também chamado de SRP, é definido no art. 6º, XLV, como o conjunto de procedimentos para registrar formalmente preços de serviços, obras e bens para contratações futuras, por licitação nas modalidades pregão ou concorrência, ou por contratação direta.
Três tipos de órgão aparecem nesse processo:
- Gerenciador: conduz o procedimento e administra a ata.
- Participantes: entram desde o início e informam quanto pretendem comprar.
- Não participantes: não estavam no início e usam a ata depois, por adesão (o "carona").
A sequência típica é esta:
- Intenção de registro de preços (IRP). O gerenciador divulga a intenção por no mínimo 8 dias úteis para que outros órgãos entrem e para estimar a quantidade total (art. 86).
- Edital. Define quantidade máxima de cada item, preços, regras de entrega e condições da ata.
- Licitação. Em regra pregão ou concorrência, por menor preço ou maior desconto.
- Ata de registro de preços. Assinada após a homologação, com o preço do vencedor e, se o edital previr, os fornecedores do cadastro de reserva.
- Contratações ao longo da vigência. Cada órgão faz pedidos formalizados por contrato, nota de empenho ou outro instrumento.
O que o edital precisa dizer
O art. 82 lista o que o edital de registro de preços deve conter. Os pontos que mais afetam seu preço e sua operação:
- Quantidade máxima de cada item que poderá ser adquirida e a quantidade mínima a ser cotada.
- Preços diferentes conforme o local de entrega, a forma de acondicionamento ou o tamanho do lote, quando o edital admitir.
- Possibilidade de cotar menos que o máximo, obrigando-se o licitante nos limites da sua proposta.
- Critério de julgamento: menor preço ou maior desconto sobre tabela de preços praticada no mercado.
- Condições para alterar os preços registrados.
- Registro de mais de um fornecedor, desde que aceitem igualar o preço do vencedor, com preferência de contratação pela ordem de classificação.
- Hipóteses de cancelamento da ata e suas consequências.
Preste atenção em dois detalhes. O julgamento por grupo de itens só pode ser adotado quando for inviável adjudicar por item e isso trouxer vantagem técnica e econômica (art. 82, §1º); se o edital agrupar itens sem justificar, vale perguntar. E o registro sem total de quantidade só é permitido na primeira licitação do objeto, em alimento perecível ou em serviço integrado ao fornecimento de bens; nesses casos é obrigatório indicar o valor máximo da despesa e é vedada a participação de outros órgãos na ata (art. 82, §§3º e 4º).
Registro de preços não garante venda
O art. 83 existe para evitar a ilusão de que a ata é um pedido. Veja um exemplo numérico.
Exemplo (hipotético): uma prefeitura registra, para 12 meses, até 20.000 resmas de papel A4. Nos primeiros seis meses, faz pedidos que somam 6.000 resmas. Isso é 30% do máximo, e o órgão não tem obrigação de pedir o resto. Mas, se pedir as 20.000, o fornecedor que cotou o total tem de entregar nas condições registradas, a não ser que tenha cotado quantidade menor (art. 82, IV).
A conclusão prática: formule o preço pensando em volume incerto e em entregas parceladas, não em uma venda única.
O órgão também pode fazer uma licitação específica para o mesmo objeto, se motivar a decisão (art. 83).
Vantagens e riscos para quem fornece
| Vantagens | Riscos |
|---|---|
| Uma única disputa abre venda para o período da ata | Demanda imprevisível: o órgão pode pedir pouco |
| Vários órgãos podem comprar da mesma ata | Você fica obrigado a fornecer ao preço registrado mesmo que o custo suba |
| Preços e condições já definidos | Frete e logística para locais diferentes podem pesar |
| Cadastro de reserva dá segunda chance | Recusar fornecimento sem justificativa leva a cancelamento do registro e a sanções |
| Pode haver adesão de outros órgãos | Adesões aumentam a demanda e pedem estoque e capacidade |
O que acontece com a ata ao longo do tempo está em ata de registro de preços: direitos e obrigações. Como outros órgãos usam a sua ata, veja adesão à ata de registro de preços.
Regra federal e regras de estados e municípios
Os arts. 82 a 86 integram a Lei 14.133, que estabelece normas gerais (art. 1º) e vale para a União, os estados, o Distrito Federal e os municípios. Os detalhes de procedimento ficam com cada ente.
No âmbito federal, o Decreto 11.462/2023 regulamenta esses artigos para a administração direta, autárquica e fundacional. Ele traz regras que não se aplicam automaticamente a estados e municípios, por exemplo:
- o procedimento é feito no "SRP digital", do Compras.gov.br;
- o prazo de vigência da ata é contado do primeiro dia útil seguinte à divulgação no PNCP (art. 22);
- ficam vedados acréscimos nos quantitativos da ata (art. 23);
- a adesão deve ser concluída em até 90 dias após a autorização do gerenciador (art. 31, §2º).
Estados e municípios podem ter decreto próprio, portal próprio e regras de detalhe diferentes. O órgão federal responsável pelo sistema pode ceder o uso do SRP digital a outros entes por termo de acesso (art. 6º do decreto), mas isso depende de cada um. Em dúvida, leia o decreto do ente e o edital.
O SRP também pode ser usado em contratação direta (art. 82, §6º), e em obras e serviços de engenharia apenas com projeto padronizado e necessidade permanente ou frequente (art. 85).
Como participar de um registro de preços
- Identifique no edital que é registro de preços e leia a quantidade máxima, a quantidade mínima a cotar, a vigência e os locais de entrega.
- Calcule o preço por entrega parcelada, com frete até cada local. Se o edital permite preços diferentes por local, use isso.
- Decida a quantidade que vai cotar. Se o edital permitir, você pode cotar menos que o máximo e se obriga só nesse limite.
- Pense no cadastro de reserva. Quem aceita igualar o preço do vencedor entra na ata e pode ser chamado se o primeiro não cumprir.
- Organize a operação para pedidos esporádicos: estoque ou prazo de reposição, equipe de entrega e controle de saldo por item.
- Controle a validade. A ata tem prazo, e no decreto federal os instrumentos de contratação precisam ser assinados dentro dele (art. 34, parágrafo único).
Para entender o rito da disputa, veja pregão: o que é e como funciona.
Erros comuns de quem fornece por registro de preços
- Comprar estoque achando que o órgão vai pedir tudo.
- Esquecer o frete até o local mais distante.
- Aceitar preço sem margem só para ganhar a ata.
- Perder o prazo de entrega de cada pedido, que é prazo de contrato.
- Não registrar por escrito um pedido de revisão de preço quando o custo muda por fato imprevisível (o decreto federal exige comprovação).
- Aceitar adesão de órgão distante sem avaliar custo.
Se você quer um mapa de todas as formas de contratar, a visão geral está em modalidades de licitação.
Perguntas frequentes
O que é o sistema de registro de preços (SRP)?
É o conjunto de procedimentos para registrar formalmente, por licitação (pregão ou concorrência) ou contratação direta, os preços de bens e serviços que o governo poderá comprar no futuro (art. 6º, XLV, da Lei 14.133). Os preços e fornecedores ficam numa ata.
O órgão é obrigado a comprar a quantidade registrada na ata?
Não. Os preços registrados geram compromisso de fornecimento para o fornecedor, mas não obrigam a Administração a contratar, e ela pode fazer outra licitação, desde que motive (art. 83).
Quanto tempo vale a ata de registro de preços?
Um ano, prorrogável por igual período se ficar comprovado que o preço continua vantajoso (art. 84). Os contratos decorrentes da ata têm vigência definida conforme a própria ata.
Obras podem ser contratadas por registro de preços?
Sim, mas só quando existe projeto padronizado, sem complexidade técnica e operacional, e a necessidade da obra ou do serviço de engenharia é permanente ou frequente (art. 85).
Conteúdo informativo. Confira sempre o edital e a lei vigente.