Ata de registro de preços: direitos e obrigações
Ata de registro de preços: vigência de 1 ano, assinatura, revisão de preço, cancelamento e o que acontece se o fornecedor recusar um pedido na Lei 14.133.
Modalidades e procedimentos6 min de leitura
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A ata de registro de preços é o documento em que ficam registrados o objeto, os preços, os fornecedores, os órgãos participantes e as condições de fornecimento (art. 6º, XLVI, da Lei 14.133). Quem assina se compromete a fornecer nessas condições durante a vigência, que é de 1 ano e pode ser prorrogada por mais 1 (art. 84). O órgão, por sua vez, não tem obrigação de comprar. Entender os direitos e deveres da ata evita multa, cancelamento e prejuízo.
O que é a ata de registro de preços e como ela se relaciona com o contrato
A ata é fruto do sistema de registro de preços. Ela é um compromisso para contratações futuras: por si só, não entrega nada nem gera pagamento. Cada compra concreta é formalizada depois, por contrato, nota de empenho, autorização de compra ou outro instrumento (art. 34 do Decreto 11.462/2023, no âmbito federal, com base no art. 95 da lei).
| Ata de registro de preços | Contrato ou nota de empenho | |
|---|---|---|
| Função | Registrar preços e condições | Formalizar cada compra ou serviço |
| Obriga o órgão a comprar | Não (art. 83) | Sim, na quantidade contratada |
| Obriga o fornecedor | A fornecer nas condições registradas | A entregar o que foi pedido |
| Vigência | 1 ano, prorrogável por mais 1 | Definida na ata e no edital (art. 84, parágrafo único) |
Para entender como o empenho funciona, veja nota de empenho e ordem de fornecimento. O quadro geral dos procedimentos está em modalidades de licitação.
Uma observação sobre as regras citadas aqui: a lei vale para todos os entes, mas o Decreto 11.462/2023 regulamenta só a administração federal. Estados e municípios têm decretos próprios, que podem trazer prazos e procedimentos diferentes. Sempre confirme no edital e no regulamento do órgão.
Como assinar a ata e o que é o cadastro de reserva
Após a homologação, o licitante mais bem classificado é convocado para assinar a ata no prazo e nas condições do edital. No decreto federal, o prazo pode ser prorrogado uma vez, por igual período, se você pedir dentro do prazo, com justificativa aceita pela administração. Não assinar no prazo gera decadência do direito, sem prejuízo de sanções (art. 19).
Junto da ata, o órgão forma o cadastro de reserva, em anexo (art. 18). Entram nele:
- os licitantes que aceitarem cotar ao mesmo preço do vencedor, pela ordem de classificação;
- os licitantes que mantiverem a proposta original.
O primeiro grupo vem antes do segundo. O cadastro de reserva existe para o caso de o signatário não conseguir atender, e a habilitação desses licitantes só é conferida se houver necessidade de chamá-los. Entrar nele não dá direito a pedido algum: é uma chance, não uma venda.
Vigência: ata, contratos e pedidos
A ata vale por 1 ano e pode ser prorrogada por igual período, desde que comprovado o preço vantajoso (art. 84). No âmbito federal, o ano é contado do primeiro dia útil subsequente à divulgação no PNCP (art. 22 do decreto).
Duas distinções ajudam a planejar:
- Vigência da ata é o período em que os órgãos podem contratar com base nela. No decreto federal, os instrumentos de contratação devem ser assinados dentro desse prazo (art. 34, parágrafo único).
- Vigência do contrato decorrente da ata segue o que a ata e o edital disserem (art. 84, parágrafo único, da lei). Um contrato assinado no último mês da ata pode ter prazo de entrega ou de execução que passe do fim da ata.
Também no âmbito federal, é vedado aumentar os quantitativos registrados na ata (art. 23 do decreto). O que pode aumentar a demanda são as adesões de outros órgãos, explicadas em adesão à ata de registro de preços.
Revisão de preço: quando o fornecedor pode pedir
Nenhum preço registrado fica parado por um ano sem o risco de o custo mudar. O decreto federal (arts. 25 a 27) prevê estas situações:
| Situação | O que acontece |
|---|---|
| Força maior, caso fortuito, fato do príncipe ou fatos imprevisíveis ou de consequências incalculáveis que inviabilizem a ata como pactuada | Os preços podem ser alterados (art. 124, II, "d", da lei) |
| Criação, alteração ou extinção de tributos ou encargos, ou nova disposição legal, com repercussão comprovada nos preços | Os preços podem ser alterados |
| Cláusula de reajustamento ou repactuação prevista no edital | Aplica-se o que o edital disser |
| Preço de mercado sobe e o fornecedor não consegue cumprir | O fornecedor pode pedir alteração, com comprovação de fato superveniente |
| Preço de mercado cai abaixo do registrado | O gerenciador convoca o fornecedor para negociar a redução |
Para pedir alteração, o art. 27 exige que o fornecedor envie o pedido com a documentação comprobatória ou a planilha de custos que demonstre a inviabilidade do preço registrado. Se o fato superveniente não for comprovado, o pedido é indeferido e você deve cumprir a ata, sob pena de cancelamento do registro e sanções.
Exemplo (hipotético): você registrou um item a R$ 10,00. Meses depois, a criação de um encargo legal eleva o seu custo para R$ 11,50. O pedido deve vir com a prova do encargo e uma planilha mostrando como o custo mudou. Se a justificativa for só que "o mercado subiu", sem fato superveniente comprovado, o decreto manda indeferir o pedido.
Se o preço de mercado cair e você não aceitar reduzir, o fornecedor é liberado do compromisso quanto ao item, sem penalidades (art. 26, §1º), e o gerenciador chama o cadastro de reserva. Mais sobre as diferenças entre os instrumentos de preço em reajuste, repactuação e reequilíbrio.
Cancelamento do registro e dos preços
O decreto federal separa duas situações.
Cancelamento do registro do fornecedor (art. 28), quando o fornecedor:
- descumprir as condições da ata sem motivo justificado;
- não retirar a nota de empenho no prazo sem justificativa razoável;
- não aceitar manter o preço registrado quando o pedido de alteração foi indeferido;
- sofrer sanção de impedimento de licitar ou de declaração de inidoneidade.
O cancelamento é formalizado por despacho do gerenciador, com contraditório e ampla defesa. Se a sanção durar menos que a ata, o gerenciador pode, por decisão fundamentada, manter o registro e vedar novas contratações durante o período da sanção.
Cancelamento dos preços registrados (art. 29), pelo gerenciador, total ou parcialmente: por interesse público, a pedido do fornecedor por caso fortuito ou força maior, ou se as negociações de preço não tiverem êxito. Em todos os casos, com comprovação e justificativa.
O que acontece se você recusar um fornecimento
Recusar um pedido da ata, sem justificativa, é descumprir as condições da ata. As consequências podem ser o cancelamento do registro e a apuração de infrações da Lei 14.133 (art. 155), com sanções que vão de advertência e multa (de 0,5% a 30% do valor do contrato, art. 156, §3º) ao impedimento de licitar e contratar por até 3 anos no ente que aplicou (art. 156, §4º). Nenhuma é automática: há processo, com prazo de defesa de 15 dias úteis nos casos de multa, impedimento e inidoneidade (arts. 157 e 158). Veja mais em sanções na Lei 14.133.
Se o pedido foge das condições da ata (item que não consta, quantidade acima do saldo, local não previsto), registre a divergência por escrito e peça ajuste. Não deixe simplesmente de entregar.
Checklist para gerir a sua ata
- Marque no calendário o fim da vigência, a possibilidade de prorrogação e o prazo de entrega de cada pedido.
- Mantenha planilha de saldo por item e por órgão.
- Responda a convocações do gerenciador por escrito e dentro do prazo.
- Guarde notas de empenho, pedidos e comprovantes de entrega.
- Acompanhe os custos e documente variações relevantes, com notas e cotações de fornecedores, para eventual pedido de revisão.
- Avise o gerenciador antes que um problema vire descumprimento.
Perguntas frequentes
Quanto tempo dura uma ata de registro de preços?
Um ano, prorrogável por igual período se ficar comprovado que o preço continua vantajoso (art. 84 da Lei 14.133). No âmbito federal, o prazo é contado do primeiro dia útil seguinte à divulgação da ata no PNCP.
O fornecedor pode pedir aumento do preço registrado?
Pode pedir a alteração se um fato superveniente impedir o cumprimento da ata ao preço registrado, comprovando com documentos ou planilha de custos. No decreto federal, se a comprovação falhar, o pedido é indeferido e o fornecedor deve cumprir a ata.
O que acontece se eu recusar um pedido da ata?
Descumprir as condições da ata sem motivo justificado leva ao cancelamento do registro e pode gerar sanções, como multa e impedimento de licitar, sempre com direito a defesa (arts. 155 a 158 da Lei 14.133).
A ata de registro de preços garante que vou vender?
Não. A ata obriga o fornecedor a fornecer nas condições registradas, mas não obriga a Administração a contratar (art. 83). Os pedidos dependem da demanda dos órgãos.
Conteúdo informativo. Confira sempre o edital e a lei vigente.