Regularidade fiscal, social e trabalhista em licitações
Regularidade fiscal e trabalhista na habilitação (art. 68 da Lei 14.133): cada certidão, o que ela comprova, quando é exigida e o que fazer diante de pendência.
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A regularidade fiscal, social e trabalhista é a prova de que a empresa está em dia com os tributos, a seguridade social, o FGTS e a Justiça do Trabalho. O art. 68 da Lei 14.133 lista seis requisitos, e o edital escolhe como comprová-los. Na prática, isso vira o comprovante de CNPJ, as inscrições estadual e municipal, as certidões das fazendas federal, estadual e municipal, o certificado do FGTS, a certidão trabalhista e uma declaração sobre trabalho de menores.
Os seis requisitos do art. 68
O art. 68 reúne as habilitações fiscal, social e trabalhista. Cada inciso pede uma prova diferente, e o documento exato fica a cargo do edital. A tabela liga o requisito ao documento que costuma ser pedido e a quem o emite.
| Inciso | Requisito | Documento típico | Quem emite |
|---|---|---|---|
| I | Inscrição no CPF ou no CNPJ | Comprovante de inscrição e de situação cadastral | Receita Federal |
| II | Inscrição estadual e/ou municipal, se houver | Cadastro de contribuintes | Secretaria da fazenda do estado e prefeitura |
| III | Regularidade com as fazendas federal, estadual e/ou municipal | Certidões de regularidade fiscal | Receita Federal e PGFN; fazenda estadual; prefeitura |
| IV | Seguridade Social e FGTS | Certidão federal (que inclui as contribuições previdenciárias) e CRF | Receita Federal e PGFN; Caixa |
| V | Justiça do Trabalho | Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) | Justiça do Trabalho |
| VI | Proibição de trabalho de menores (art. 7º, XXXIII, da Constituição) | Declaração | A própria empresa |
Os incisos II e III falam em domicílio ou sede do licitante. Isso significa que as certidões estadual e municipal são as do local da sede, e a inscrição precisa ser "pertinente ao ramo de atividade e compatível com o objeto contratual", como diz o inciso II. Para ver onde emitir cada uma, consulte certidões para licitação.
O que cada certidão comprova
Tributos federais e Seguridade Social. A certidão federal é emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). Segundo o portal gov.br, ela comprova a situação fiscal perante tributos federais e a dívida ativa da União, inclusive as contribuições previdenciárias. É por isso que uma só certidão atende aos incisos III e IV, na parte da seguridade.
Tributos estaduais e municipais. Cada estado e cada município emite a sua, e o nome e o alcance variam. A estadual costuma tratar de tributos como o ICMS, e a municipal, de tributos como o ISS, mas o edital diz o que a certidão precisa cobrir. Em alguns lugares, pode ser preciso mais de uma certidão para cobrir tudo.
FGTS. O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) mostra que o empregador está em dia com os depósitos e obrigações do fundo. É emitido pela Caixa, e o próprio portal do FGTS informa que a regularidade é condição para participar de licitações públicas.
Justiça do Trabalho. A CNDT prova que não há débito trabalhista inadimplido. Pelo art. 642-A da CLT, ela é expedida gratuita e eletronicamente, vale 180 dias e certifica a empresa em relação a todos os estabelecimentos, agências e filiais. Responder a uma ação trabalhista não impede a emissão: o que impede é o descumprimento de sentença transitada em julgado ou de acordo judicial, ou de acordos firmados perante o Ministério Público do Trabalho ou Comissão de Conciliação Prévia.
Negativa, positiva e positiva com efeitos de negativa
As certidões podem ter três resultados:
- Negativa: não há pendência. É a que todo edital aceita.
- Positiva com efeitos de negativa: existe débito, mas ele está parcelado, com exigibilidade suspensa ou garantido por penhora. O art. 206 do Código Tributário Nacional (CTN) dá a ela os mesmos efeitos da negativa, e o art. 642-A, § 2º, da CLT faz o mesmo na esfera trabalhista.
- Positiva: há débito exigível. Ela não serve para habilitação.
Se a sua certidão sair positiva, o que decide é o motivo. Débito sem parcelamento, sem garantia e sem suspensão impede a habilitação. Débito parcelado e em dia costuma permitir a positiva com efeitos de negativa.
Quando o órgão pede essas certidões
A Lei 14.133 coloca esses documentos no fim do caminho. Em regra, a habilitação vem depois do julgamento das propostas, e as certidões de regularidade fiscal só são exigidas do licitante mais bem classificado (art. 63, III). Se o edital inverter as fases, a habilitação vem antes dos lances, e todos os participantes precisam estar prontos desde o início.
Duas outras regras do art. 68 ajudam. O § 1º permite substituir ou suprir os documentos, no todo ou em parte, por outros meios hábeis de comprovação, inclusive eletrônicos. É a base do SICAF e de outros cadastros que consultam as certidões direto na fonte. O § 2º manda comprovar a regularidade perante as fazendas, a Seguridade Social, o FGTS e a Justiça do Trabalho "na forma da legislação específica", ou seja, seguindo as regras de cada lei.
A validade de cada certidão vem impressa nela. O edital e o sistema definem em que momento a validade é conferida, e o art. 64, II, permite atualizar em diligência um documento cuja validade expirou depois do recebimento das propostas. Isso depende do órgão aceitar, então não faça disso o plano.
ME e EPP: prazo extra para regularizar
A microempresa e a empresa de pequeno porte têm uma regra própria. Pelo art. 42 da LC 123, a comprovação de regularidade fiscal e trabalhista delas só é exigida, para efeito de contratação, na assinatura do contrato. O art. 43 completa: elas devem apresentar toda a documentação na habilitação, mesmo com restrição. Havendo pendência, têm 5 dias úteis, contados da declaração de vencedora e prorrogáveis por igual período a critério do órgão, para regularizar, pagar ou parcelar o débito e emitir a certidão negativa ou positiva com efeitos de negativa. Quem não regulariza perde o direito à contratação.
A regra não se aplica a atestado, balanço nem declarações, e o prazo não é desculpa para deixar a certidão para depois. Os detalhes estão em regularidade fiscal tardia da ME e da EPP, e os demais benefícios em ME e EPP em licitações.
O que fazer quando aparece uma pendência
Exemplo hipotético: uma empresa de serviços gráficos tenta emitir a certidão federal na semana da sessão e recebe a resposta de que há pendência. O caminho:
- Descubra a causa. Consulte o sistema do órgão emissor (no caso federal, os serviços da Receita Federal e da PGFN) e veja qual débito ou declaração em atraso gerou a restrição.
- Avalie as opções com o contador: pagar, parcelar ou contestar um débito indevido. Em alguns casos, a pendência é uma obrigação acessória não entregue, e basta transmiti-la.
- Depois de regularizar, emita a certidão de novo. A liberação pode levar alguns dias, por isso não deixe para a véspera.
- Se o débito for parcelado, emita a positiva com efeitos de negativa, que o edital aceita como negativa.
- Se a pendência não sair a tempo e a empresa for ME ou EPP, o prazo do art. 43 da LC 123 pode salvar a habilitação, mas só se a documentação foi apresentada com a restrição.
O ideal é verificar as certidões antes de se inscrever na licitação, e não na hora de enviar.
Checklist e erros comuns
Confira antes de enviar:
- O comprovante de CNPJ está atualizado e com situação ativa?
- As inscrições estadual e municipal existem e são compatíveis com o objeto, no local da sede?
- As certidões federal, estadual e municipal estão negativas, ou positivas com efeitos de negativa?
- O CRF e a CNDT estão dentro da validade, e vão continuar até a data em que o órgão conferir?
- A declaração do art. 7º, XXXIII, da Constituição foi assinada por quem tem poderes? Veja declarações exigidas em licitação.
Erros frequentes nessa parte: certidão vencida, certidão de CNPJ diferente do que o edital pede, parcelamento em atraso que faz a positiva deixar de valer e inscrição municipal de outra cidade. Os demais motivos de exclusão estão em inabilitação em licitação. Para ver este bloco junto com os outros três, consulte o checklist de documentos para licitação. O texto da lei está em Lei 14.133 no Planalto.
Perguntas frequentes
O que é regularidade fiscal, social e trabalhista em licitação?
É a prova de que a empresa está em dia com os tributos, a seguridade social, o FGTS e a Justiça do Trabalho. O art. 68 da Lei 14.133 lista os requisitos, e o edital diz quais certidões e declarações apresentar.
Empresa com dívida pode participar de licitação?
Pode participar, mas só será habilitada se comprovar regularidade. Com a dívida parcelada ou com exigibilidade suspensa, é possível obter a certidão positiva com efeitos de negativa, que vale como a negativa. ME e EPP ainda têm 5 dias úteis, prorrogáveis, para regularizar depois de declaradas vencedoras.
Ter processo trabalhista impede a CNDT?
Não. A CNDT só é negada quando há dívida trabalhista já definida e não paga, como sentença transitada em julgado ou acordo judicial descumprido (art. 642-A da CLT). Dívida garantida por penhora suficiente ou com exigibilidade suspensa dá direito à certidão positiva com os mesmos efeitos.
Quando o órgão pede as certidões: antes da disputa ou depois?
Pela regra da Lei 14.133, os documentos de regularidade fiscal são exigidos só depois do julgamento das propostas e apenas do licitante mais bem classificado (art. 63, III). Mesmo assim, o edital pode fixar prazo curto para o envio, então deixe as certidões prontas antes.
Conteúdo informativo. Confira sempre o edital e a lei vigente.